E-Rechnung Pflicht 2025: Was Händler im B2B jetzt wissen müssen
Ab 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 auch ausstellen. Was das für Händler bedeutet und wie man sich vorbereitet.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Regel: Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 kommt die Pflicht, sie auch auszustellen. Was viele Händler noch nicht wissen: Das betrifft nicht die Kassenbon-Welt, sondern Ausgangsrechnungen an Geschäftskunden. Wer also B2B-Rechnungen ausstellt — zum Beispiel Handwerker, Dienstleister oder Händler mit Gewerbekunden — ist direkt betroffen.
Was ist eine E-Rechnung? (Kein PDF)
Das ist der wichtigste Punkt, den viele falsch verstehen: Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist kein PDF, das per E-Mail verschickt wird. Ein PDF ist eine digitale Kopie eines Papierdokuments — es enthält keine maschinenlesbaren Daten, die ein Buchhaltungssystem direkt verarbeiten kann.
Eine E-Rechnung nach der EU-Norm EN 16931 ist ein strukturiertes Datenformat:
- XRechnung: Reines XML-Dokument. Maschinenlesbar, aber für Menschen ohne Viewer nicht direkt lesbar. Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, viele Länder und Kommunen).
- ZUGFeRD / Factur-X: Hybridformat — ein lesbares PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Der Mensch sieht das PDF, das Buchhaltungssystem liest das XML. In der Praxis der pragmatischste Standard für viele B2B-Rechnungen.
Einfaches PDF per E-Mail gilt ab 2027 nicht mehr als ausreichend — es sei denn, der Empfänger stimmt ausdrücklich zu (Übergangsregelung bis Ende 2026).
Zeitplan: Was gilt ab wann?
| Datum | Pflicht |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 € |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle übrigen inländischen Unternehmen |
Übergangsregelungen:
- Bis 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs ausstellen, wenn der Empfänger zustimmt.
- Bis 31. Dezember 2027 dürfen Unternehmen mit weniger als 800.000 € Jahresumsatz weiterhin andere elektronische Formate (also auch PDF ohne XML) nutzen — wenn der Empfänger zustimmt.
Fazit für die Praxis: Wer jetzt noch keine E-Rechnungen empfangen kann, ist bereits im Verzug. Wer B2B-Rechnungen ausstellt, hat noch Zeit — sollte die Umstellung aber nicht auf den letzten Drücker angehen.
Wen betrifft die Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für B2B-Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen. Konkret:
- Beide Parteien haben ihren Sitz in Deutschland
- Es handelt sich um umsatzsteuerpflichtige Leistungen (oder Leistungen, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet)
Nicht betroffen:
- Rechnungen an Verbraucher (B2C)
- Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland oder Drittländer (dort gelten ggf. andere nationale Regelungen)
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto (bleiben von der Formvorschrift ausgenommen)
- Fahrausweise und vergleichbare Belege
Was bedeutet das für den Kassenbetrieb?
Kurze Antwort: Kassensysteme und Kassenbons sind von der E-Rechnungspflicht nicht direkt betroffen.
Kassenbons sind Belege für B2C-Transaktionen — Händler an Endkunden. Sie unterliegen der Kassenbonpflicht (§ 146a AO), aber nicht der E-Rechnungspflicht.
Betroffen sind Händler, die zusätzlich B2B-Rechnungen ausstellen — zum Beispiel:
- Ein Gastronom, der für Firmenfeiern Rechnungen an Unternehmen schreibt
- Ein Einzelhändler, der Lieferantenabrechnungen oder Großkundenrechnungen ausstellt
- Ein Handwerker, der alle Leistungen per Rechnung abrechnet
Diese Rechnungen werden in der Regel nicht im Kassensystem erstellt, sondern in der Buchhaltungssoftware. Genau dort muss die E-Rechnung-Funktion aktiviert sein.
Formate im Überblick
| Format | Art | Lesbar | Für wen |
|---|---|---|---|
| XRechnung | reines XML | nur mit Viewer | öffentliche Auftraggeber, große Unternehmen |
| ZUGFeRD 2.x | PDF + XML | ja | B2B allgemein, empfohlen für KMU |
| Factur-X | PDF + XML | ja | Synonym zu ZUGFeRD, europäischer Standard |
| einfaches PDF | kein XML | ja | bis Ende 2026 mit Einwilligung erlaubt |
Wie Kassensysteme und Buchhaltungssoftware das umsetzen
Da die E-Rechnung primär im Bereich der Ausgangsrechnungen relevant ist, liegt die Lösung in der Buchhaltungssoftware — nicht im Kassensystem.
Was jetzt zu tun ist:
DATEV: Über DATEV Unternehmen online können E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erzeugt und empfangen werden. Steuerberater, die mit DATEV arbeiten, haben oft bereits den Überblick über den Stand ihrer Mandanten.
Lexoffice, sevDesk, FastBill: Diese cloudbasierten Tools haben E-Rechnung-Funktionen integriert oder angekündigt. Update-Status direkt beim Anbieter prüfen.
Kassensystem-Schnittstellen: Wer sein Kassensystem über eine Schnittstelle an die Buchhaltung anbindet, muss sicherstellen, dass der Umsatz korrekt fließt — die E-Rechnung selbst kommt aber aus dem Buchhaltungstool, nicht aus der Kasse.
Praktische Schritte zur Vorbereitung
1. Empfang sicherstellen (jetzt, Pflicht seit 1.1.2025)
Prüfen, ob die genutzte Buchhaltungssoftware XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien empfangen und verarbeiten kann. Wenn nicht: Anbieter wechseln oder Erweiterung installieren.
2. Ausgangsrechnungen prüfen (Pflicht ab 2027/2028)
Inventur: Welche Rechnungen gehen an Unternehmen? Aus welchem System werden sie erstellt? Hat dieses System eine E-Rechnung-Funktion?
3. Kundendaten aktualisieren
Für XRechnung ist die Leitweg-ID des Empfängers erforderlich (bei öffentlichen Auftraggebern) oder eine vereinbarte Käuferreferenz. Diese Informationen müssen in den Kundenstammdaten hinterlegt sein.
4. Testlauf
Vor dem Stichtag mindestens eine E-Rechnung testweise ausstellen und prüfen, ob der Empfänger sie korrekt verarbeiten kann.
5. Steuerberater einbinden
Viele Steuerberater begleiten ihre Mandanten bei der Umstellung aktiv. Wer die Kassensystem-Schnittstelle zu DATEV nutzt, sollte den Berater frühzeitig einbinden.
Sonderfälle
Kleinstbetragsrechnungen unter 250 € brutto sind von der Formvorschrift ausgenommen — sie müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
Dauerrechnungen und Abonnements: Auch wiederkehrende Rechnungen (z. B. Miete, Leasingraten) fallen unter die Pflicht, wenn beide Parteien Unternehmen sind.
Gutschriften (Reverse-Rechnungen): Wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt (Gutschrift im steuerlichen Sinne), gelten die gleichen Formvorschriften wie für reguläre Rechnungen.
→ Kassensystem & Steuerberater: Welche Schnittstellen wirklich funktionieren
→ Kassenbonpflicht: Was Händler seit 2020 beachten müssen
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnung auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die gesetzliche E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich B2B-Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen. Kassenbons, Quittungen und Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind nicht betroffen und können weiterhin als Papierbeleg oder einfaches PDF ausgestellt werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide sind E-Rechnungsformate, aber in unterschiedlicher Form: XRechnung ist ein reines XML-Dokument — maschinenlesbar, aber für Menschen nicht direkt lesbar. ZUGFeRD (und das europäische Pendant Factur-X) kombiniert ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Für Buchhaltungssysteme sind beide gleichwertig. XRechnung ist der Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung; ZUGFeRD wird im B2B-Bereich oft bevorzugt, weil der Empfänger das PDF direkt lesen kann.
Mein Kassensystem unterstützt E-Rechnungen nicht — was jetzt?
Kassensysteme sind primär für B2C-Transaktionen ausgelegt; die E-Rechnungspflicht betrifft Ausgangsrechnungen an Geschäftskunden, nicht Kassenbons. Wer B2B-Rechnungen ausstellt, tut das in der Regel über eine separate Buchhaltungssoftware (Lexoffice, sevDesk, DATEV). Dort sollte die E-Rechnung-Funktion geprüft und aktiviert werden — nicht im Kassensystem.
Gibt es Bußgelder für fehlende E-Rechnung?
Das Wachstumschancengesetz sieht keine spezifischen Bußgelder für Verstöße gegen die E-Rechnungspflicht vor. Allerdings kann das Finanzamt die Umsatzsteuer aus nicht ordnungsgemäßen Rechnungen verweigern. Für den Empfänger bedeutet eine formal falsche Rechnung: kein Vorsteuerabzug. Das ist ein erheblicher wirtschaftlicher Nachteil, auch ohne explizites Bußgeld.