Kassennachschau: Was das Finanzamt prüft — und wie du vorbereitet bist
Das Finanzamt darf unangemeldet zur Kassennachschau kommen. Was geprüft wird, was Händler bereithalten müssen und welche Fehler am häufigsten passieren.
Ein Prüfer des Finanzamts erscheint im Laden, während Mittagsbetrieb herrscht, weist sich aus und verlangt Einsicht in die Kasse. Das ist keine Sondersituation — das ist die Kassennachschau nach § 146b AO, und sie kann jeden treffen, der mit einem elektronischen Kassensystem arbeitet.
Was viele Händler nicht wissen: Die Kassennachschau ist kein Anfangsverdacht, keine Strafe. Sie ist ein standardisiertes Kontrollinstrument, das seit 2018 routinemäßig eingesetzt wird. Wer vorbereitet ist, übersteht sie ohne Folgen. Wer nicht, riskiert eine ausgewachsene Betriebsprüfung.
Was ist die Kassennachschau?
Die Kassennachschau wurde durch das Kassengesetz vom 29. Dezember 2016 eingeführt und ist seit dem 1. Januar 2018 in Kraft. Sie ist in § 146b der Abgabenordnung (AO) geregelt.
Das Besondere: Sie ist unangemeldet und kann während der üblichen Geschäftszeiten ohne Vorwarnung stattfinden. Damit unterscheidet sie sich grundlegend von der regulären Betriebsprüfung, die Wochen im Voraus angekündigt wird.
Durchgeführt wird die Kassennachschau von Finanzbeamten, die dafür besonders geschult sind — häufig aus der Steuerfahndung oder Betriebsprüfungsstelle. Anlass kann ein konkreter Verdacht sein, aber auch eine statistische Auswahl oder regionale Schwerpunktprüfung.
Was der Prüfer darf — und was nicht
Der Prüfer darf:
- Den Kassenbestand prüfen (gezählt und mit dem Kassenbuch abgeglichen)
- Einsicht in das Kassenbuch verlangen
- Z-Berichte (Tagesabschlüsse) einsehen
- TSE-Protokolle und Exportdaten abrufen
- Die Verfahrensdokumentation anfordern
- Bedienung des Systems vorführen lassen
- Fotos von Display und Ausdrucken machen
Der Prüfer darf nicht:
- Betriebsräume betreten, die nicht öffentlich zugänglich sind, ohne dass eine Betriebsprüfung angeordnet wurde
- Buchführungsunterlagen außerhalb der Kasse einfordern (das ist der Betriebsprüfung vorbehalten)
- Die Prüfung außerhalb der Geschäftszeiten erzwingen
- Mitarbeiter zu Aussagen zwingen, die über die Kassenbedienung hinausgehen
Wichtig: Wenn der Prüfer einen Übergang zur Betriebsprüfung ankündigt, haben andere Regeln — und deutlich weitreichendere Befugnisse.
Typischer Ablauf
- Ausweis zeigen: Der Prüfer muss sich mit Dienstausweis legitimieren. Du hast das Recht, diesen einzusehen und notieren.
- Zweck erläutern: Er teilt mit, dass eine Kassennachschau nach § 146b AO stattfindet.
- Kassenbestand: Du oder ein Mitarbeiter öffnet die Kasse, der Prüfer zählt oder beobachtet.
- Systemzugriff: Der Prüfer sieht sich das System an, lässt sich Z-Berichte ausdrucken oder digital exportieren.
- TSE-Prüfung: Er prüft, ob eine zertifizierte TSE aktiviert ist und Protokolle schreibt.
- Verfahrensdokumentation: Er fragt nach dem Dokument — entweder Vorlage oder Ausdruck.
- Abschluss: Entweder beanstandungslos oder mit Protokoll über festgestellte Mängel.
Die Prüfung dauert je nach Betrieb 20 bis 60 Minuten. Laufender Betrieb darf während der Prüfung fortgeführt werden.
Was du bereithalten musst
Diese Unterlagen sollten jederzeit verfügbar sein — nicht irgendwo im Büro versteckt, sondern greifbar:
Am Kassenort oder im Nahbereich:
- Aktuelle Z-Berichte der letzten Wochen (ausgedruckt oder im System abrufbar)
- Kassenbuch, tagesaktuell geführt
- TSE-Zertifikat oder Nachweis über aktivierte TSE
- Verfahrensdokumentation (ausgedruckt oder digital)
Im Kassensystem abrufbar:
- Einzeltransaktionen mit Zeitstempel (Einzelaufzeichnungspflicht)
- Stornobuchungen mit Grund
- Trainingsbuchungen, sofern vorhanden, klar als solche gekennzeichnet
Die meisten modernen Kassensysteme (orderbird, ready2order, SumUp POS) exportieren diese Daten auf Knopfdruck. Wer das noch nie getestet hat, sollte das heute nachholen — nicht wenn der Prüfer im Laden steht.
Die häufigsten Fehler bei der Kassennachschau
1. Keine Verfahrensdokumentation Das ist der mit Abstand häufigste Mangel. Viele Händler wissen nicht, dass sie dieses Dokument brauchen. Es reicht die Vorlage des Kassenherstellers — aber sie muss auf den eigenen Betrieb angepasst und unterschrieben sein.
2. Kassenbuch nicht tagesaktuell Das Kassenbuch darf am Ende des Prüftages nicht leer sein. Wer das Kassenbuch wöchentlich oder monatlich nachpflegt, hat ein Problem.
3. TSE nicht aktiviert oder falsch konfiguriert Seit 2020 (mit Übergangsfrist bis 2021) ist die TSE-Pflicht verbindlich. Kassensysteme ohne aktive TSE sind bei der Kassennachschau ein sofortiges Alarmsignal.
4. Stornos ohne Belege Jede Stornobuchung muss nachvollziehbar sein — mit Grund und, wo vorhanden, Originalbeleg. Häufige Stornos ohne Dokumentation gelten als Manipulationsindiz.
5. Trainings- und Testbuchungen im Live-System Wer das Kassensystem mit echten Beträgen testet oder Mitarbeiter einlernt ohne klare Kennzeichnung dieser Buchungen, vermischt testweise und produktive Daten.
Was bei Mängeln passiert
Leichte Mängel führen in der Regel zu einer schriftlichen Beanstandung — verbunden mit der Aufforderung, die Mängel zu beheben. Das ist unangenehm, aber keine Katastrophe.
Schwere Mängel können hingegen folgende Konsequenzen haben:
- Übergang zur Betriebsprüfung: Der Prüfer ordnet auf der Stelle eine Betriebsprüfung an — dann gelten deutlich erweiterte Befugnisse.
- Zuschätzung: Das Finanzamt schätzt Einnahmen zu, wenn die Buchführung als nicht ordnungsgemäß gilt. Die Bandbreite reicht von kleinen Korrekturen bis zu sechsstelligen Nachzahlungen inklusive Zinsen und Strafen.
- Steuerstrafverfahren: Bei konkretem Verdacht auf Manipulation oder Steuerhinterziehung.
Checkliste: 8 Punkte, die heute geprüft werden sollten
- TSE ist aktiviert und schreibt Protokolle (im System prüfen)
- Z-Berichte der letzten 30 Tage sind abrufbar oder ausgedruckt
- Kassenbuch ist tagesaktuell geführt
- Verfahrensdokumentation liegt vor, ist unterschrieben und aktuell
- Stornobuchungen sind dokumentiert und nachvollziehbar
- Kassenbestand stimmt mit dem Kassenbuch überein
- Trainingsbuchungen sind klar als solche gekennzeichnet
- Alle Mitarbeiter wissen, wen sie bei einer Kassennachschau anrufen sollen
Der letzte Punkt wird unterschätzt: Wenn der Prüfer während deiner Abwesenheit kommt und ein Mitarbeiter nicht weiß, wie er reagieren soll, kann das mehr Schaden anrichten als die eigentliche Prüfung.
→ TSE-Pflicht: Was Händler zur Kassensicherung wissen müssen
→ Kassensystem & Steuerberater: Welche Schnittstellen wirklich funktionieren
Häufige Fragen
Darf das Finanzamt ohne Ankündigung zur Kassennachschau kommen?
Ja. Die Kassennachschau nach § 146b AO ist eine unangekündigte Prüfung, die während der üblichen Geschäftszeiten jederzeit stattfinden kann. Eine Vorankündigung ist gesetzlich nicht vorgesehen — das ist der Kernunterschied zur regulären Betriebsprüfung.
Was ist eine Verfahrensdokumentation und brauche ich eine?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie dein Kassensystem arbeitet: welche Software eingesetzt wird, wie Belege erzeugt und archiviert werden, wer Zugang hat und wie Stornos ablaufen. Sie ist kein Formular, sondern ein selbst erstelltes Dokument. Die meisten Kassensystemhersteller stellen eine Vorlage bereit, die du anpassen musst. Ohne sie drohen bei einer Kassennachschau Zuschätzungen.
Was passiert, wenn das Finanzamt Mängel findet?
Bei leichten Mängeln (z. B. fehlende Belege für einzelne Stornos) folgt meist eine Beanstandung ohne sofortige Konsequenzen. Bei schwerwiegenden Mängeln — fehlende TSE, manipulierbare Kasse, unvollständiges Kassenbuch — kann das Finanzamt zu einer Betriebsprüfung übergehen und Einnahmen zuschätzen. Zuschätzungen von 10–30 % des Umsatzes sind in Problemfällen dokumentiert.
Gilt die Kassennachschau auch für kleine Betriebe ohne Buchführungspflicht?
Ja. § 146b AO gilt für alle Unternehmen, die eine Registrierkasse oder ein Kassensystem einsetzen — unabhängig von Umsatz oder Rechtsform. Auch Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind betroffen, wenn sie elektronisch aufzeichnen.