Rechnungsnummer auf dem Kassenbon: Was draufsteht und was es bedeutet
Muss auf einem Kassenbon eine Rechnungsnummer stehen? Was ist Pflicht, was optional — und was unterscheidet Kassenbon von Rechnung nach UStG?
Wer einen Kassenbon ausstellt, tippt nicht einfach eine Quittung — er erzeugt ein steuerrechtliches Dokument. Ob dieses Dokument eine Rechnungsnummer braucht, hängt von einem einzigen Kriterium ab: dem Bruttobetrag. Und ob die Bonbelegnummer, die jede moderne Kasse automatisch vergibt, dasselbe ist wie eine Rechnungsnummer, ist eine der häufigsten Verwirrungsquellen bei Steuerprüfungen.
Kassenbon vs. Rechnung: Der wichtigste Unterschied
Ein Kassenbon ist nicht automatisch eine Rechnung — aber er kann eine sein.
Das deutsche Steuerrecht unterscheidet zwei Dokumentarten für den Einzelhandel:
Kleinbetragsrechnung (bis 250 € Brutto): Geregelt in § 33 UStDV. Vereinfachte Anforderungen, keine Rechnungsnummer nötig, kein Käufername. Für die meisten Kassentransaktionen im Alltag der Standardfall.
Vollständige Rechnung (ab 250 € Brutto): Geregelt in § 14 UStG. Vollständige Pflichtangaben, einschließlich fortlaufender Rechnungsnummer und Käuferdaten. Erst ab dieser Grenze wird der Kassenbon zur echten Rechnung im steuerrechtlichen Sinn.
Die Grenze von 250 € gilt für den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer — nicht für den Nettobetrag.
Pflichtangaben auf dem Kassenbon unter 250 €
Auch der einfache Kassenbon für einen Kaffee und ein Brot hat Pflichtangaben. Diese sind seit Jahrzehnten stabil und gelten unabhängig von der TSE-Pflicht:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (also deines Betriebs)
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (das Datum)
- Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag — oder alternativ den anzuwendenden Steuersatz (z. B. „7 % MwSt.” und der Bruttobetrag)
Was nicht Pflicht ist unter 250 €: der Name des Käufers, dessen Adresse und eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Pflichtangaben ab 250 € — wann wird der Bon zur Rechnung?
Sobald ein einzelner Kassenbon 250 € brutto überschreitet, greift § 14 UStG. Ab diesem Moment gelten alle Anforderungen an eine vollständige Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird
- Menge und Art der gelieferten Waren
- Zeitpunkt der Lieferung
- Nettobetrag, Steuersatz und ausgewiesener Steuerbetrag
Viele Kassensysteme können diesen Wechsel automatisch handhaben: Ab einem konfigurierten Schwellenwert schaltet die Software auf das vollständige Rechnungsformat um. In orderbird, ready2order und SumUp lässt sich das in den Einstellungen aktivieren.
Pflichtangaben nach Betragshöhe im Überblick
| Pflichtangabe | Bis 250 € (Kleinbetrag) | Ab 250 € (vollst. Rechnung) |
|---|---|---|
| Name + Anschrift Verkäufer | ✓ | ✓ |
| Menge + Art der Ware | ✓ | ✓ |
| Datum der Lieferung | ✓ | ✓ |
| Entgelt + Steuerbetrag | ✓ (oder Steuersatz) | ✓ |
| Steuersatz | ✓ | ✓ |
| Rechnungsnummer | ✗ | ✓ |
| Name + Anschrift Käufer | ✗ | ✓ |
| Steuernummer / USt-IdNr. Aussteller | ✗ | ✓ |
| TSE-Signatur (DE, seit 2020) | ✓ | ✓ |
| Bonbelegnummer (GoBD) | ✓ | ✓ |
Rechnungsnummer: ab wann Pflicht, wie muss sie aussehen?
Eine Rechnungsnummer im Sinne des § 14 UStG muss einmalig und fortlaufend sein. Sie darf aus Zahlen, Buchstaben oder einer Kombination bestehen — es gibt kein vorgeschriebenes Format. Wichtig ist: Keine zwei Rechnungen dürfen dieselbe Nummer tragen, und es darf keine Lücken in der Nummerierung geben.
Das bedeutet nicht, dass die Nummern 1, 2, 3, 4, 5 lauten müssen. Eine Nummerierung wie „RG-2026-0001” oder „2026-07-001” ist genauso zulässig, solange die Fortlaufenheit nachvollziehbar ist.
Wichtig für Kassensysteme: Die automatisch vergebene Bonbelegnummer ist in der Regel keine Rechnungsnummer nach § 14 UStG — auch wenn sie fortlaufend ist. Der Unterschied liegt im Ausstellungsdokument: Die Bonbelegnummer gehört zum internen Kassenjournal (GoBD-Pflicht), die Rechnungsnummer zum externen Beleg für den Kunden.
Bonbelegnummer und TSE-Signatur: Was die Kasse automatisch aufdruckt
Seit der Einführung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) 2020 drucken alle zertifizierten Kassensysteme in Deutschland zusätzliche Pflichtfelder auf den Bon:
- Bonbelegnummer: Interne, fortlaufende Nummer des Kassensystems — belegt die lückenlose Aufzeichnung (GoBD-Anforderung).
- TSE-Seriennummer: Identifiziert die eingesetzte Sicherheitseinrichtung.
- Transaktionsnummer: Fortlaufender Zähler innerhalb der TSE.
- Signaturzähler: Kryptografischer Zähler für jede signierte Transaktion.
- Prüfwert / QR-Code: Ermöglicht dem Finanzamt die Prüfung der Kassenaufzeichnung.
Diese Angaben erfüllen die KassenSichV — aber sie ersetzen nicht die Rechnungsnummer nach § 14 UStG. Wer sich bei einer Steuerprüfung auf die Bonbelegnummer als Rechnungsnummer beruft, liegt falsch. Beide Nummern können auf demselben Bon stehen, haben aber unterschiedliche Rechtsgrundlagen und Zwecke.
Was Firmenkunden vom Bon brauchen
Hier entstehen in der Praxis die meisten Missverständnisse. Ein Firmenkunde, der Vorsteuer abziehen möchte, braucht:
- Für Einkäufe unter 250 €: Die Kleinbetragsrechnung (normaler Kassenbon) reicht — der Vorsteuerabzug ist möglich, ohne dass der Käufer namentlich genannt wird.
- Für Einkäufe ab 250 €: Eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG mit Käuferdaten, Rechnungsnummer und allen weiteren Pflichtangaben. Der Kassenbon allein genügt nicht.
Praktische Konsequenz: Wenn ein Firmenkunde an deiner Kasse für 380 € einkauft und eine Rechnung für die Buchhaltung braucht, musst du entweder direkt eine vollständige Rechnung über das Kassensystem erstellen — oder nachträglich eine separate Rechnung ausstellen. Moderne Kassensysteme wie ready2order, orderbird und Lightspeed können das direkt aus dem Kassensystem heraus, ohne doppelten Aufwand.
Der Tagesabschluss (Z-Bon) summiert alle Transaktionen des Tages — er ist kein Ersatz für Einzelrechnungen und kein steuerrechtlich anerkanntes Dokument für den Vorsteuerabzug einzelner Käufer.
→ TSE-Pflicht: Was Händler in Deutschland seit 2020 brauchen
→ Tagesabschluss (Z-Bon): So funktioniert der Kassenabschluss
→ Kassensysteme im Vergleich
Häufige Fragen
Muss ein Kassenbon eine Rechnungsnummer haben?
Nein — Kassenbons unter 250 € (Bruttobetrag) sind Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und brauchen keine fortlaufende Rechnungsnummer. Erst ab 250 € gilt die vollständige Rechnungspflicht nach § 14 UStG — dann muss eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer drauf.
Was muss auf einem Kassenbon Pflicht draufstehen?
Pflicht (auch unter 250 €): Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Menge und Art der Waren, Datum der Lieferung, Entgelt und Steuerbetrag. Nicht Pflicht unter 250 €: Käuferdaten, Rechnungsnummer. Die TSE-Pflicht (in Deutschland seit 2020) ergänzt: Seriennummer der Kasse, TSE-Signatur und Bonbelegnummer.
Ist der Kassenbon eine Rechnung?
Nur bedingt. Ein Kassenbon unter 250 € ist eine Kleinbetragsrechnung — steuerrechtlich gültig für den Vorsteuerabzug des Käufers, aber keine vollständige Rechnung nach § 14 UStG. Firmenkunden, die Vorsteuer für größere Beträge ziehen wollen, brauchen eine separate Rechnung mit allen Pflichtangaben.
Was ist die Bonbelegnummer — und ist das dasselbe wie eine Rechnungsnummer?
Nein. Die Bonbelegnummer ist eine interne, fortlaufende Nummer des Kassensystems (GoBD-Pflicht für lückenlose Aufzeichnung). Sie ist nicht dasselbe wie eine steuerrechtliche Rechnungsnummer nach § 14 UStG, die erst ab 250 € Pflicht wird.