GoBD und Kassensystem: Was aufbewahrt werden muss — und wie lange

Wer ein Kassensystem betreibt, führt automatisch digitale Buchführung — und fällt damit unter die GoBD. Das Kürzel steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Der Titel ist sperrig. Die Anforderungen sind es nicht, wenn man weiß, was konkret gefragt ist.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind kein Gesetz, sondern ein Verwaltungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Das aktuelle Schreiben stammt aus 2019 und hat das ursprüngliche von 2014 ersetzt. Es konkretisiert, wie digitale Buchführung aussehen muss, damit sie steuerlich anerkannt wird.

Das Entscheidende: Die GoBD sind nicht optional. Wer buchführungspflichtig ist und ein elektronisches System einsetzt, muss sie einhalten — unabhängig davon, ob der Steuerberater je davon gehört hat.

Drei Grundprinzipien durchziehen das gesamte Dokument:

• Unveränderlichkeit: Einmal gespeicherte Buchungsdaten dürfen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden können. Korrekturen erfolgen durch Stornobuchungen, nicht durch Überschreiben.
• Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos aufgezeichnet sein. Eine Tagessumme reicht nicht — jede Transaktion einzeln.
• Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter — also ein Betriebsprüfer — muss anhand der Aufzeichnungen den Geschäftsverlauf in angemessener Zeit rekonstruieren können.

Was muss aufbewahrt werden?

Einzeltransaktionen (Einzelaufzeichnungspflicht)

Seit dem 1. Januar 2017 gilt die Einzelaufzeichnungspflicht für alle Betriebe mit elektronischer Kasse. Jede Transaktion muss mit folgenden Mindestangaben gespeichert werden:

• Datum und Uhrzeit
• Betrag (brutto und netto, Steuersatz)
• Zahlungsmittel (bar, Karte, Gutschein)
• Artikelbezeichnung oder zumindest Warengruppe
• Kassierer-ID (bei Mehrkassen-Betrieb)

Eine Ausnahme galt bisher für Betriebe mit hohem Kundenaufkommen, bei denen die Einzelerfassung „unzumutbar” war — zum Beispiel Marktbeschicker ohne Registrierkasse. Diese Ausnahme entfällt mit der TSE-Pflicht faktisch, da TSE-Systeme die Einzelaufzeichnung technisch erzwingen.

Z-Berichte (Tagesabschlüsse)

Der Z-Bericht ist das Tagesprotokoll der Kasse — er summiert alle Transaktionen des Tages und setzt den Zähler zurück. Er muss:

• täglich erstellt werden
• aufbewahrt werden (digital oder ausgedruckt)
• mit dem Kassenbuch übereinstimmen

Wer Z-Berichte nicht regelmäßig archiviert, hat bei einer Prüfung ein Problem — auch wenn das Kassensystem die Daten theoretisch noch vorhält.

Stornobuchungen

Jede Stornierung muss dokumentiert sein: Betrag, Grund, Zeitpunkt, ggf. Original-Beleg-Nummer. Stornos ohne Dokumentation sind ein klassisches Manipulationsindiz und werden von Prüfern gezielt ausgewertet.

TSE-Protokolle

Seit Einführung der TSE-Pflicht erzeugt jede Transaktion einen signierten TSE-Datensatz. Diese Protokolle sind Pflichtbestandteil der GoBD-konformen Archivierung — sie können nicht nachträglich erzeugt werden und müssen mit den Kassendaten übereinstimmen.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist kein gesetzlicher Begriff, aber GoBD-seitig klar verlangt. Sie beschreibt:

• Welche Hard- und Software eingesetzt wird
• Wie Buchungen erzeugt und gespeichert werden
• Wer Zugang hat und welche Rechte er besitzt
• Wie Stornos und Korrekturen ablaufen
• Wie die Archivierung funktioniert

Viele Kassensystemhersteller stellen Vorlagen bereit. Die Vorlage muss auf den konkreten Betrieb angepasst, unterschrieben und aktuell gehalten werden.

Aufbewahrungsfristen: Was wie lange gilt

Unterlagen	Frist	Rechtsgrundlage
Buchungsbelege (Kassenbelege, Z-Berichte)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsbriefe (Ein- und Ausgangsrechnungen)	6 Jahre	§ 257 HGB
Verfahrensdokumentation	10 Jahre (ab letzter Nutzung)	GoBD
TSE-Protokolle	10 Jahre	KassenSichV
Jahresabschlüsse, Inventare	10 Jahre	§ 147 AO

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Kassenbon vom März 2024 muss bis Ende 2034 aufbewahrt werden.

Wichtig: Die Frist gilt auch dann, wenn das Kassensystem gewechselt wird. Altdaten müssen aus dem alten System exportiert und weiterhin abrufbar gehalten werden.

Formate: Was “originäres digitales Format” bedeutet

Das Finanzamt akzeptiert für die Archivierung nur das Format, in dem die Daten ursprünglich erzeugt wurden. Das klingt abstrakt, hat aber praktische Konsequenzen:

• Ein nachträglicher Export als PDF oder CSV ergänzt die Originalarchivierung, ersetzt sie aber nicht.
• Kassensysteme, die Daten in einer proprietären Datenbank speichern, müssen entweder diese Datenbank archivieren oder einen standardisierten Export im GoBD-konformen Format (z. B. DSFinV-K für elektronische Kassensysteme) anbieten.
• Das DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) ist das vom BMF definierte Exportformat für Kassendaten. Es ermöglicht dem Finanzamt die maschinelle Auswertung.

Moderne Kassensysteme exportieren DSFinV-K auf Knopfdruck. Wer das noch nicht getestet hat, sollte das heute nachholen — nicht beim Betriebsprüfer.

Welche Kassensysteme sind GoBD-konform?

Eine offizielle GoBD-Zertifizierung gibt es nicht. Das Finanzamt prüft im Einzelfall, ob die Anforderungen erfüllt sind. Hersteller wie orderbird, ready2order, Lightspeed und andere erklären GoBD-Konformität in ihren Unterlagen — diese Erklärung ist eine Herstelleraussage, keine behördliche Zertifizierung.

Worauf beim Kassensystem zu achten ist:

• Einzelaufzeichnung aller Transaktionen (nicht verhandelbar)
• Integrierte oder zertifizierte TSE
• DSFinV-K-Export verfügbar
• Automatische Archivierung der Z-Berichte
• Stornobuchungen mit Dokumentationspflicht
• Keine Möglichkeit, Buchungen nachträglich zu löschen

Typische GoBD-Fallen

Stornos ohne Beleg: Ein Kassierer storniert eine Buchung, weil der Kunde umtauscht — ohne Storno-Beleg. Passiert hundert Mal, sieht es nach Manipulation aus, auch wenn es keiner war.

Tages-Z nicht archiviert: Das System erstellt Z-Berichte, aber niemand kümmert sich darum, ob sie gespeichert werden. Nach einem Kassenwechsel sind die Daten weg.

Kassenbuch handschriftlich, Kasse digital: Wer digital kassiert, muss digital buchen — ein handschriftliches Kassenbuch als einzige Aufzeichnung reicht nicht.

Systemwechsel ohne Datenmigration: Neues Kassensystem gekauft, altes einfach abgesteckt. Die Altdaten der letzten zehn Jahre sind aber aufbewahrungspflichtig.

Verfahrensdokumentation veraltet: Die Vorlage des Herstellers wurde einmal ausgedruckt und liegt unverändert seit drei Jahren im Ordner — obwohl das System zweimal aktualisiert wurde.

Checkliste: 6 GoBD-Punkte für jede Kasse

• Einzeltransaktionen werden lückenlos mit Zeitstempel, Betrag, Artikel und Zahlungsmittel gespeichert
• Z-Berichte werden täglich erstellt und archiviert (digital oder physisch)
• Stornobuchungen sind dokumentiert und nachvollziehbar
• TSE ist aktiviert und erzeugt Protokolle zu jeder Transaktion
• DSFinV-K-Export ist einmalig getestet und funktionsfähig
• Verfahrensdokumentation liegt vor, ist aktuell und unterschrieben

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