Was ein Kassensystem wirklich kostet: Vollständige Kostenübersicht 2026
Hardware, Software-Abo, TSE, Bondrucker: Was ein Kassensystem im ersten Jahr und über 3 Jahre kostet — mit konkreten Beispielrechnungen.
Viele Händler unterschätzen, was ein Kassensystem über die ersten drei Jahre wirklich kostet. Der Angebotspreis deckt meist nur Hardware oder Monatslizenz — aber nicht die Summe aus allem. Dieser Ratgeber zeigt die vollständige Rechnung.
Die vier Kostenblöcke
Ein Kassensystem hat vier separate Kostenblöcke, die zusammen die tatsächlichen Ausgaben ergeben:
1. Hardware — einmalig
Tablet oder Display, Bondrucker, Kassenschublade, Barcode-Scanner, Halterung, Netzwerk-Hub. Einmalige Anschaffungskosten, aber anfällig für Defekte nach Jahr 3–4.
2. Software-Abo — monatlich laufend
Kassensoftware, Updates, Cloud-Synchronisation, Support. Kein modernes System kommt ohne laufendes Abo. Läuft auf Laufzeit, manchmal 12–24 Monate Mindestbindung.
3. Transaktionsgebühren — umsatzabhängig
Prozentsatz jeder Kartenzahlung. Je nach Umsatzvolumen 0,99–1,75 %. Der am häufigsten unterschätzte Kostenblock — bei 30.000 €/Monat Kartenumsatz macht 0,5 % Unterschied 150 €/Monat aus.
4. Zusatzkosten — situationsabhängig
TSE (wenn nicht inkludiert), Bonpapier, Ersatzakku, Benutzer-Lizenzen für weitere Mitarbeiter, DATEV-Export-Modul, Schulung/Onboarding.
Kosten nach Anbieter: Was im Angebot steht und was nicht
Kartenleser-Klasse (ohne vollständiges Kassensystem)
| Anbieter | Hardware | Monatlich | Transaktion | TSE | Gesamt Jahr 1* |
|---|---|---|---|---|---|
| SumUp Solo Lite | 34 € | 0 € | 1,39 % | — (kein POS) | 34 € + Transakt. |
| Zettle Reader 2 | 29 € | 0 € | 1,39 % | — | 29 € + Transakt. |
| myPOS Flexi | 29 € | 0 € | 1,29 % | — | 29 € + Transakt. |
| Flatpay Terminal | 199 € | 0 € | 0,99 % Flat | — | 199 € + Transakt. |
*Bei 8.000 €/Monat Kartenumsatz: Transaktionsgebühren 950–1.340 €/Jahr
Einstiegs-Kassensysteme
| Anbieter | Hardware | Monatlich | Transaktion | TSE | Gesamt Jahr 1 |
|---|---|---|---|---|---|
| helloCash | eigenes Tablet | 0–10 €/Mo | — (extern) | 10 €/Mo | ab 240 €/Jahr |
| SumUp POS Lite | 449 € | 25 €/Mo | 1,39 % | inklusive | ab 749 € + Transakt. |
| myPOS Smart | 299 € | 20 €/Mo | 1,29 % | — | ab 539 € + Transakt. |
| ready2order Basic | 500–700 € | 39 €/Mo | 1,25 % | inklusive | ab 1.168 € + Transakt. |
Gastronomie- und Retail-Kassensysteme
| Anbieter | Hardware | Monatlich | Transaktion | TSE | Gesamt Jahr 1 |
|---|---|---|---|---|---|
| orderbird Starter | 800–1.200 € | 59 €/Mo | 1,39 % | inklusive | ab 1.508 € + Transakt. |
| orderbird GROW | 800–1.200 € | 119 €/Mo | 1,39 % | inklusive | ab 2.628 € + Transakt. |
| ready2order Pro | 500–800 € | 59 €/Mo | 1,25 % | inklusive | ab 1.208 € + Transakt. |
| gastronovi | eigenes Tablet | 59 €/Mo | — (extern) | 14 €/Mo extra | ab 876 € + Transakt. |
| Lightspeed Starter | 1.000–1.500 € | 69 €/Mo | 1,50 % | inklusive | ab 1.828 € + Transakt. |
| Lightspeed Essential | 1.000–1.500 € | 189 €/Mo | 1,50 % | inklusive | ab 3.268 € + Transakt. |
Transaktionsgebühren separat — sie dominieren bei hohem Umsatz die Gesamtkosten
Beispielrechnungen: So sieht die Vollkostenrechnung aus
Beispiel 1: Kleiner Einzelhändler (Boutique)
Eckdaten: 1 Kassenpunkt, 180 Transaktionen/Monat, Ø-Bon 45 €, Kartenumsatz 8.100 €/Monat
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Hardware (ready2order Tablet + Drucker) | 600 € einmalig |
| Software ready2order Basic | 39 €/Mo × 12 = 468 €/Jahr |
| TSE (im Abo inkl.) | 0 € |
| Transaktionsgebühren (1,25 % × 97.200 €/Jahr) | 1.215 €/Jahr |
| Gesamt Jahr 1 | 2.283 € |
| Gesamt ab Jahr 2 | 1.683 €/Jahr |
Beispiel 2: Café mit 20 Tischen
Eckdaten: 1 Hauptkasse + 2 Servicetablets, 350 Transaktionen/Monat, Ø-Bon 12 €, 4.200 €/Monat Kartenumsatz
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Hardware (iPad + Drucker + Schublade + 2 Tablets) | 1.200 € einmalig |
| Software orderbird Starter | 59 €/Mo × 12 = 708 €/Jahr |
| TSE (inkl.) | 0 € |
| Transaktionsgebühren (1,39 % × 50.400 €/Jahr) | 700 €/Jahr |
| Gesamt Jahr 1 | 2.608 € |
| Gesamt ab Jahr 2 | 1.408 €/Jahr |
Beispiel 3: Restaurant mit Mittagstisch + Abendkarte
Eckdaten: 30 Tische, 2 Bondrucker (Küche + Bar), 600 Transaktionen/Monat, Ø-Bon 22 €, 13.200 €/Monat Kartenumsatz
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Hardware (iPad + 2 Drucker + KDS-Bildschirm) | 2.000 € einmalig |
| Software orderbird GROW | 119 €/Mo × 12 = 1.428 €/Jahr |
| TSE (inkl.) | 0 € |
| Transaktionsgebühren (1,39 % × 158.400 €/Jahr) | 2.202 €/Jahr |
| Gesamt Jahr 1 | 5.630 € |
| Gesamt ab Jahr 2 | 3.630 €/Jahr |
Wo lässt sich sparen?
Transaktionsgebühren: Größter Hebel bei Umsatz > 15.000 €/Monat. Eigener Acquirer-Vertrag (SumUp Business, Adyen, Payone) statt Anbieter-Standardtarif kann 0,3–0,5 Prozentpunkte günstiger sein. Bei 15.000 €/Monat Kartenumsatz: bis zu 900 €/Jahr Ersparnis.
Hardware: Refurbished iPads (ab 150 € statt 350 €) oder Android-Tablets (Lenovo M10 ab 120 €) mit ready2order oder helloCash funktionieren gut. Spart 200–400 € bei der Erstausstattung.
TSE: Systeme mit inkludierter TSE (orderbird, ready2order) sind bei TSE-Pflicht oft günstiger als Basis-Systeme mit Zusatzkosten für TSE (helloCash: 10 €/Mo, gastronovi: 14 €/Mo extra).
Software-Stufe: Nicht overengineeren. Wer kein KDS oder Multistandort braucht, zahlt mit dem Starter-Tarif deutlich weniger — und kann bei Bedarf upgraden.
3-Jahres-Vergleich: Was du wirklich ausgibst
Für einen mittelgroßen Einzelhändler (1 Kasse, 8.000 €/Monat Kartenumsatz):
| Anbieter | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 | 3-Jahres-Summe |
|---|---|---|---|---|
| helloCash + Extern-Terminal | 480 €* | 360 € | 360 € | 1.200 € |
| SumUp POS Lite | 1.150 € | 700 € | 700 € | 2.550 € |
| ready2order Basic | 2.283 € | 1.683 € | 1.683 € | 5.649 € |
| ready2order Pro | 2.574 € | 1.974 € | 1.974 € | 6.522 € |
*helloCash ohne Kartenzahlung (externem Terminal-Kosten variieren stark je nach Anbieter)
Wichtig: Die günstigste Option upfront ist nicht immer die günstigste über 3 Jahre — TSE-Zusatzkosten, Schnittstellen-Module und fehlende Features können nachträglich teurer werden.
Steuerliche Absetzbarkeit
Alle Kassensystem-Kosten sind abzugsfähige Betriebsausgaben:
- Hardware ≤ 800 € netto: Sofortabschreibung als GWG (geringwertiges Wirtschaftsgut) im Anschaffungsjahr
- Hardware > 800 € netto: Abschreibung über Nutzungsdauer (Tablets 3 Jahre, stationäre Geräte 5–7 Jahre)
- Software-Abo: Sofort als laufende Betriebsausgabe abzugsfähig
- Transaktionsgebühren: Sofort abzugsfähig
Tipp: Bei Hardware-Kauf im Dezember kann die Sofortabschreibung noch im laufenden Steuerjahr geltend gemacht werden — sinnvoll bei Jahresendplanung.
Fazit
Das Kassensystem ist kein einmaliger Kauf, sondern ein laufender Kostenpunkt. Die realen Jahreskosten für einen typischen Betrieb liegen zwischen 1.200 € (Kleinstbetrieb, helloCash) und 5.600 € (Restaurant mit Gastro-POS). Der größte variable Faktor: Transaktionsgebühren — wer viel Kartenumsatz hat, sollte Gebührenkonditionen priorisieren, nicht den Hardware-Preis.
→ Transaktionsgebühren berechnen
→ Kassensystem kaufen oder mieten: Was sich wann rechnet
→ Alle Kassensysteme im Vergleich
Häufige Fragen
Was kostet ein einfaches Kassensystem im Monat?
Ein Einsteiger-Kassensystem (SumUp POS, myPOS Smart) kostet 25–50 €/Monat für die Software. Dazu kommen einmalige Hardware-Kosten von 300–800 € und Transaktionsgebühren von 1,25–1,75 % je Kartenzahlung.
Was kostet ein Gastro-Kassensystem im Jahr?
Für ein Restaurant mit 25 Tischen und 350 Kartentransaktionen/Monat à 22 € liegen die Gesamtkosten im ersten Jahr zwischen 2.300 € (ready2order Basic) und 4.900 € (Lightspeed Essential). Die größten Posten: Hardware einmalig und Software-Abo.
Sind Transaktionsgebühren verhandelbar?
Bei hohem Umsatz (> 30.000 €/Monat) oft ja. Anbieter wie Payone, Nexi oder Adyen bieten individuelle Konditionen. Unter 10.000 €/Monat sind Standardtarife (1,25–1,75 %) die Regel.
Was kostet eine TSE?
Eine Cloud-TSE kostet 10–14 €/Monat extra, wenn sie nicht im Software-Abo enthalten ist. Bei modernen Anbietern (orderbird, ready2order) ist die TSE im Abo inklusive. Ältere oder günstigere Systeme (helloCash Basis) rechnen TSE separat ab.
Kann ich Kassensystem-Kosten von der Steuer absetzen?
Ja. Hardware unter 800 € netto kann sofort als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) abgeschrieben werden. Teurere Hardware wird über 3–5 Jahre abgeschrieben. Software-Abos sind sofort abzugsfähige Betriebsausgaben.