Kassensystem Café 2026: Was Cafés wirklich brauchen (und was Overkill ist)
Kassensystem für Cafés: Welche Features nötig sind, welche Anbieter passen — und wie der Mischbetrieb Café + Ladenverkauf das richtige System findet.
Ein Café ist kein Restaurant — und kein Bäckerei-Shop. Es ist der seltsame Mischbetrieb, der beides ein bisschen ist: Tischbewirtung, Tresen-Verkauf, Kuchen zum Mitnehmen, Kaffee mit 19 %, Gebäck mit 7 %, manchmal ein paar Tische, manchmal nur Stehtische. Kein Standardsystem passt von vornherein perfekt — aber es gibt klare Kriterien, nach denen du das richtige findest.
Was ein Café von einem Restaurant unterscheidet
Kürzere Bon-Wege. Im Café wird meist an der Theke bestellt und bezahlt, nicht vom Tisch aus. Das heißt: kein Bestellworkflow mit Küchenbon, keine Tischplan-Navigation zwischen Bestellungen. Ein Café mit Tresengeschäft braucht vor allem Schnelligkeit am Kassenpunkt.
Zwei Mehrwertsteuersätze, jeden Tag. Kaffeespezialität zum Trinken vor Ort: 19 %. Stück Kuchen zum Mitnehmen: 7 %. Scones zum Hier-Essen: 19 %. Weißbrot vom Ladenregal: 7 %. Das Kassensystem muss diese Unterscheidung automatisch abbilden — ohne dass der Mitarbeiter jedes Mal nachdenkt.
Mischbetrieb ist häufig. Viele Cafés verkaufen neben dem Tischgeschäft auch Produkte zum Mitnehmen: Kaffee im Kg-Paket, Törtchen im Display, Marmelade, Bücher, Accessoires. Hier verschmelzen Gastronomie- und Einzelhandels-Kasse — das System muss beides können.
Tische sind optional, nicht Kern. Manche Cafés haben 20 Tische und brauchen Tischplan und Splitbill. Andere haben 5 Tische und kassieren immer sofort an der Theke. Die Tischverwaltung ist im Café ein “nice to have”, kein Pflichtelement wie im Restaurant.
Welche Features du wirklich brauchst
Unverzichtbar
Schnelltasten an der Kasse
Die 15 häufigsten Bestellungen (Cappuccino, Latte Macchiato, Filterkaffee, Kuchen des Tages, Take Away) müssen mit einem Tipp erreichbar sein — keine Menü-Navigation. Das spart bei 80 Bestellungen am Morgen pro Kassiervorgang 5–10 Sekunden.
Getrennte Steuersätze pro Artikel
Jeder Artikel braucht seinen Steuersatz fix hinterlegt. Beim Bon müssen 7 % und 19 % getrennt ausgewiesen werden. Das ist keine Option, sondern steuerliche Pflicht.
TSE und Z-Abschluss
Gesetzlich vorgeschrieben für alle elektronischen Kassen in Deutschland. Im Café nicht weniger relevant als im Restaurant. Mehr dazu: TSE-Pflicht: Was Händler wissen müssen.
DATEV-Export oder Lexoffice-Anbindung
Auch das kleinste Café hat einen Steuerberater. Der braucht entweder einen DATEV-kompatiblen Export oder eine direkte Anbindung an die Buchhaltungssoftware.
Wichtig für Cafés mit Tischservice
Tischplan
Wenn Bestellungen am Tisch aufgenommen und erst beim Gehen abgerechnet werden, ist ein Tischplan nötig. Ohne ihn verlierst du ab 8 Tischen die Übersicht.
Splitbill
Gruppe von 5 zahlt getrennt — Standard-Anforderung sobald Tischgeschäft vorhanden ist.
Bondrucker in der Zubereitungszone
Wenn Kaffee und Kuchen nicht direkt an der Theke ausgegeben werden, hilft ein Zubereitungsbon, der automatisch gedruckt wird. Kein Missverständnis mehr zwischen Kasse und Barista.
Sinnvoll für Mischbetriebe (Café + Ladenverkauf)
Separate Kategorien für Service und Ladenware
Produkte, die an der Theke einzeln verkauft werden (Kaffeebohnen, Aufschnitt, Süßigkeiten), brauchen eigene Kategorien mit anderen Steuersätzen und ggf. Lagerbestand.
Barcode-Scanner optional
Wer mehr als 30–40 verschiedene Ladenprodukte führt, profitiert von einem Scanner statt manuellem Tippen.
Welches Kassensystem für welches Café
Kleines Café, Tresen-Betrieb (< 10 Tische, keine komplexe Küche)
Empfehlung: ready2order Basic
39 €/Monat, Android und iPad, TSE inklusive, DATEV-Export. Schnelltasten einfach konfigurierbar, Mischbetrieb abbildbar. Für Österreich die stärkste RKSV-konforme Lösung in dieser Klasse.
Alternativ: SumUp Point of Sale — günstiger (25 €/Mo), aber eingeschränktere Exportfunktionen. Geeignet wenn der Steuerberater mit Lexoffice arbeitet und keine DATEV-Integration nötig ist.
Café mit Tischservice (10–25 Tische)
Empfehlung: orderbird Starter (59 €/Mo) oder ready2order Pro (59 €/Mo)
Beide bieten Tischplan, Splitbill und DATEV-Export. orderbird ist iPad-only und tiefer auf Gastro optimiert — besser bei reinem Tischgeschäft. ready2order läuft auch auf Android und ist stärker wenn Mischbetrieb mit Ladenverkauf vorhanden ist.
Café mit starker Mittagskarte und Saalbetrieb
Empfehlung: orderbird GROW (119 €/Mo)
Wenn das Café mittags zum Restaurant wird (mehrgängige Menüs, Tischreservierungen, Küchen-Display), braucht es das volle Gastro-Feature-Set. orderbird GROW liefert das — inkl. mehrerer Druckzonen, KDS-Unterstützung, Analytik.
Café-Shop mit Ladenverkauf (Mischbetrieb)
Empfehlung: ready2order Pro
Einziges System, das Gastro (Tischverwaltung, Splitbill) und Retail (Barcode-Scanner, Warenwirtschaft) in einem Abo vereint. Für Mischbetriebe die klarere Wahl als orderbird (das keine Retail-Funktion hat).
Kosten im ersten Jahr: Drei Szenarien
Szenario A: Kleines Tresenbretter-Café
Setup: 1 iPad, 1 Drucker, SumUp-Kartenleser, 60 Transaktionen/Tag
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Hardware (iPad gebraucht + Drucker) | 400 € |
| ready2order Basic | 39 €/Mo × 12 = 468 € |
| Transaktionsgebühren (1,25 % × 54.000 €/Jahr) | 675 € |
| Gesamt Jahr 1 | 1.543 € |
Szenario B: Café mit 15 Tischen
Setup: 2 iPads (Kasse + Service), 2 Drucker, Tischplan, Splitbill
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Hardware (2 iPads + 2 Drucker + Halterung) | 1.100 € |
| orderbird Starter | 59 €/Mo × 12 = 708 € |
| Transaktionsgebühren (1,39 % × 72.000 €/Jahr) | 1.001 € |
| Gesamt Jahr 1 | 2.809 € |
Szenario C: Café + Ladenverkauf (Mischbetrieb)
Setup: 1 Kasse, 1 Drucker, Scanner, 50 Ladenprodukte + Café-Sortiment
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Hardware (Android-Tablet + Drucker + Scanner) | 700 € |
| ready2order Pro | 59 €/Mo × 12 = 708 € |
| Transaktionsgebühren (1,25 % × 90.000 €/Jahr) | 1.125 € |
| Gesamt Jahr 1 | 2.533 € |
Zwei häufige Fehler beim Café-Kassensystem
Fehler 1: Steuersätze falsch hinterlegt
Kaffee “To Go” mit 19 % statt 7 % — oder umgekehrt. Das klingt nach einem kleinen Fehler, kann aber bei einer Betriebsprüfung zu Nachzahlungen führen. Bei der Einrichtung jeden Artikel genau prüfen und vom Steuerberater abnehmen lassen.
Fehler 2: System für Restaurant gekauft, Café-Betrieb damit abgewickelt
Tischverwaltung, KDS, Splitbill sind für ein Tresen-Café unnötige Komplexität — und kosten extra. Wer 60 % seiner Umsätze direkt an der Theke macht, braucht kein Gastro-POS für 30 Tische.
Fazit
Das richtige Kassensystem für ein Café hängt vor allem an zwei Fragen: Tischservice ja oder nein? Mischbetrieb ja oder nein? ready2order ist für die meisten Cafés die flexibelste Wahl — Tischplan wenn nötig, Ladenverkauf wenn vorhanden, DACH-tauglich. orderbird ist besser wenn ausschließlich Tischservice und kein Ladengeschäft.
→ Alle Kassensysteme im Vergleich
→ Was ein Kassensystem kostet: Vollständige Übersicht
→ Kassensystem Restaurant: Tischverwaltung, KDS und Splitbill
→ TSE-Pflicht: Was du als Gastronom wissen musst
→ Splitbill im Restaurant und Café: So funktioniert es
Häufige Fragen
Braucht ein kleines Café ein richtiges Kassensystem?
Ja — sobald Artikel mit verschiedenen Preisen und Mehrwertsteuersätzen vorhanden sind und mehr als 30 Transaktionen täglich anfallen, lohnt sich ein Kassensystem. Für die Buchhaltung, die TSE-Pflicht und den täglichen Z-Abschluss ist ein reiner Kartenleser zu wenig.
Welches Kassensystem eignet sich für ein kleines Café?
Für Cafés bis 10 Tische: ready2order Basic (39 €/Mo) oder SumUp Point of Sale (25 €/Mo). Für Cafés mit 10–25 Tischen und Ladenverkauf: ready2order Pro oder orderbird Starter. Für Cafés mit starker Mittagskarte und Tischservice: orderbird GROW.
Café mit Kuchen und Getränken: Welche Mehrwertsteuersätze gelten?
Im Café gelten typisch zwei Steuersätze: 19 % auf Speisen und Getränke zum sofortigen Verzehr vor Ort, 7 % auf Backwaren und Lebensmittel zum Mitnehmen. Das Kassensystem muss diese Unterscheidung bei jedem Artikel korrekt abbilden — und beim Bon getrennt ausweisen.
Café mit Ladenverkauf — brauche ich zwei Kassen?
Nein. ready2order und orderbird können beide Bereiche (Café + Ladenverkauf) in einem System abbilden — mit getrennten Kategorien, Steuersätzen und Berichten. Eine Kasse reicht, sofern beide Bereiche an einem Ort betrieben werden.
Lohnt sich eine Tischverwaltung für ein kleines Café?
Für Cafés mit Tischservice und mehr als 8–10 Tischen: ja. Für Tresen-Bestellungen (Bestellung und Bezahlung an der Theke): nein — da reicht eine einfache Kassenlösung ohne Tischplan.