Kassenzettel: Pflicht, Aufbewahrung und was draufstehen muss
Kassenzettel vs. Kassenbon vs. Quittung: Was der Unterschied ist, ob eine Belegausgabepflicht gilt und wie lange Kassenzettel aufbewahrt werden müssen.
Den Kassenzettel kennt jeder: kurz, dünn, oft sofort im Mülleimer neben der Kasse. Für Kunden ist er Nachweis für Umtausch und Garantie, für Unternehmer ein Buchungsbeleg — und für Händler seit 2020 eine gesetzliche Pflicht. Dieser Artikel klärt die Begriffe, die Pflichten und die Fristen, die rund um den Kassenzettel gelten.
Kassenzettel, Kassenbon, Quittung: Was ist der Unterschied?
Im Alltag werden die Begriffe wild gemischt. Rechtlich und praktisch lassen sie sich klar trennen:
| Begriff | Was ist das? | Wer erstellt es? |
|---|---|---|
| Kassenzettel / Kassenbon / Bon | Beleg über einen Verkauf aus der elektronischen Kasse | automatisch durch die Kasse |
| Kassenbeleg | Oberbegriff im Steuerrecht für den Beleg nach § 146a AO | Kasse |
| Quittung | Bestätigung, dass Geld empfangen wurde | meist handschriftlich oder als Vordruck |
| Kleinbetragsrechnung | Rechnung bis 250 € brutto mit reduzierten Pflichtangaben | Kasse oder Rechnungsprogramm |
| Rechnung | Vollständige Rechnung nach § 14 UStG | Rechnungsprogramm oder Kasse |
| Kartenzahlungsbeleg | Beleg des Kartenterminals über die Zahlung | Kartenterminal |
„Kassenzettel” und „Kassenbon” sind also dasselbe — regional und je nach Generation heißt es einfach anders. Wichtig ist eine andere Unterscheidung: Der Kartenzahlungsbeleg vom Terminal ersetzt den Kassenzettel nicht. Er bestätigt nur die Zahlung, nicht was gekauft wurde, und hat keine TSE-Signatur.
Belegausgabepflicht in Deutschland
Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO:
- Wer muss? Alle Betriebe, die Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen — also mit einer elektronischen Kasse oder Kassen-App.
- Wann? Bei jedem Verkauf, unmittelbar im zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall.
- Auf Papier oder digital? Beides ist erlaubt. Der digitale Beleg muss dem Kunden aber tatsächlich angeboten werden, etwa per QR-Code oder E-Mail.
- Muss der Kunde ihn nehmen? Nein. Ein liegen gelassener Bon darf entsorgt werden.
Wer nicht muss: Betriebe mit offener Ladenkasse, also ohne elektronisches Kassensystem, sind nicht zur Belegausgabe verpflichtet. Sie müssen aber auf Nachfrage eine Quittung ausstellen können und ihre Einnahmen ordnungsgemäß im Kassenbuch erfassen. Mehr dazu im Ratgeber Kassenbuch führen.
Befreiung: Das Finanzamt kann auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien, wenn beim Verkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen die Ausgabe unzumutbar ist. Die Hürden sind hoch, und die Befreiung gilt nur, solange das Finanzamt sie nicht widerruft. Alle Details zu Ausnahmen, Sanktionen und Praxisfragen stehen im Ratgeber Kassenbonpflicht.
Was muss auf einem Kassenzettel stehen?
Nach der Kassensicherungsverordnung (§ 6 KassenSichV) muss ein Kassenbeleg mindestens enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes
- Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Umfang und Art der Leistung
- Transaktionsnummer
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz (bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf)
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls
- Prüfwert (Signatur) der TSE
- Signaturzähler
Viele dieser Angaben müssen nicht im Klartext lesbar sein. Die TSE-Daten dürfen auch als QR-Code aufgedruckt werden — das ist der Code, den Sie auf vielen Bons unten finden.
Kassenzettel als Rechnung: Bis zu einem Bruttobetrag von 250 € gilt ein Kassenzettel als Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, wenn Name und Anschrift des Verkäufers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware, Bruttobetrag und Steuersatz draufstehen. Geschäftskunden können damit Vorsteuer ziehen. Über 250 € brauchen sie eine vollständige Rechnung mit Rechnungsnummer, Steuernummer und Käuferangaben. Welche Angaben ab welchem Betrag nötig sind, zeigt der Ratgeber Rechnungsnummer auf dem Kassenbon.
Wie lange müssen Kassenzettel aufbewahrt werden?
Hier kommt es darauf an, wer den Kassenzettel in der Hand hält.
Als Händler (Aussteller): Die einzelnen Bons, die Kunden mitnehmen oder liegen lassen, müssen Sie nicht aufbewahren. Aufbewahrungspflichtig sind die Daten dahinter:
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Digitale Einzelaufzeichnungen der Kasse und TSE-Export | 10 Jahre (Aufzeichnungen) |
| Tagesabschlüsse (Z-Bons) als Buchungsbeleg | 8 Jahre |
| Organisationsunterlagen, Bedienungsanleitungen, Programmierprotokolle | 10 Jahre |
| Kassenbuch (bei offener Ladenkasse) | 10 Jahre |
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von 8 statt 10 Jahren (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei 10 Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Grenzfälle klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Als Unternehmer (Käufer): Kassenzettel für betriebliche Einkäufe — Büromaterial, Tankquittung, Bewirtung — sind Buchungsbelege und müssen 8 Jahre aufbewahrt werden. Für Bewirtungen gelten zusätzliche Angaben, siehe Ratgeber Bewirtungsbeleg.
Als Privatperson: Es gibt keine gesetzliche Pflicht. Sinnvoll ist das Aufheben trotzdem:
- Umtausch: so lange, wie der Händler Umtausch anbietet (freiwillige Leistung)
- Gewährleistung: 2 Jahre bei Neuware
- Garantie: je nach Herstellergarantie
- Steuererklärung: z. B. für Handwerkerleistungen oder Arbeitsmittel — dafür reicht bei Handwerkern allerdings nicht der Bon, sondern es braucht Rechnung und Überweisung
Achtung, Thermopapier: Kassenzettel auf Thermopapier verblassen oft innerhalb weniger Jahre. Wichtige Belege deshalb scannen oder fotografieren. Für Unternehmer ist die digitale Aufbewahrung zulässig, wenn sie GoBD-konform erfolgt. Mehr dazu im Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Belege.
Digitaler Kassenzettel: Was ist erlaubt?
Der Beleg muss nicht auf Papier sein. Elektronische Kassenzettel sind ausdrücklich zulässig. Gängige Varianten:
- QR-Code am Kundendisplay: Der Kunde scannt den Code und öffnet den Beleg im Browser
- E-Mail oder SMS: Der Kunde gibt seine Kontaktdaten an
- App: Beleg landet direkt in einer Händler- oder Beleg-App
- NFC oder Kundenkarte: Beleg wird dem Kundenkonto zugeordnet
Voraussetzungen:
- Der Beleg muss dem Kunden tatsächlich zur Verfügung gestellt werden — ein Hinweis „Beleg auf Wunsch” allein reicht nicht.
- Er muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie der Papierbon.
- Das Format muss für den Kunden ohne besondere Software lesbar sein, z. B. PDF oder Webseite.
- Werden dafür personenbezogene Daten wie die E-Mail-Adresse erhoben, gilt die DSGVO.
Der digitale Bon spart Papier und Druckerwartung. Die meisten Cloud-Kassensysteme bieten ihn inzwischen standardmäßig an. Welche das sind, zeigt der Kassensystem-Vergleich.
Kassenzettel und TSE: Zusammenhang erklärt
Der Kassenzettel und die TSE (technische Sicherheitseinrichtung) hängen eng zusammen. Die TSE signiert jeden Geschäftsvorfall in der Kasse kryptografisch, damit nachträgliche Manipulationen auffallen. Ein Teil dieser Signaturdaten landet auf dem Kassenzettel:
- Seriennummer der TSE bzw. Kasse
- Transaktionsnummer und Signaturzähler
- Start- und Endzeit des Vorgangs
- Prüfwert (Signatur)
Warum das wichtig ist: Bei einer Kassennachschau kann das Finanzamt einen Testkauf machen und den Bon mit den Daten der Kasse abgleichen. Fehlen TSE-Daten auf dem Beleg oder passen sie nicht zur Kasse, ist das ein deutliches Warnsignal für die Prüfer.
Häufige Praxisprobleme:
- „TSE nicht verfügbar” auf dem Bon: Die TSE ist ausgefallen. Der Ausfall muss dokumentiert und behoben werden, verkaufen dürfen Sie in der Zwischenzeit weiter.
- Bons ohne QR-Code: Prüfen Sie, ob die TSE in der Kassensoftware korrekt eingebunden ist.
- Kartenterminal druckt, Kasse nicht: Dann fehlt der eigentliche Kassenbeleg. Der Terminalbeleg reicht nicht.
Alles zur Pflicht, zu Kosten und zur Meldung beim Finanzamt steht im Ratgeber TSE-Pflicht.
Fazit
Kassenzettel ist nur ein anderes Wort für Kassenbon — und für Betriebe mit elektronischer Kasse eine Pflicht bei jedem Verkauf. Der Beleg muss festgelegte Angaben inklusive TSE-Daten enthalten, darf aber auch digital ausgegeben werden. Aufbewahren müssen Händler nicht die einzelnen Bons, sondern die Kassendaten: Aufzeichnungen 10 Jahre, Buchungsbelege seit 2025 8 Jahre. Wer als Unternehmer selbst einkauft, bewahrt seine Kassenzettel als Buchungsbeleg ebenfalls 8 Jahre auf — am besten digital, bevor das Thermopapier verblasst.
→ Kassenbonpflicht: Ausnahmen, Sanktionen, Praxis → TSE-Pflicht: Was Kassenbetreiber wissen müssen → Rechnungsnummer auf dem Kassenbon → Alle Kassensysteme im Vergleich → Kassensysteme für den Einzelhandel
Häufige Fragen
Ist ein Kassenzettel dasselbe wie ein Kassenbon?
Ja. Kassenzettel, Kassenbon, Bon und Kassenbeleg meinen dasselbe: den Beleg, den eine elektronische Kasse beim Verkauf erzeugt. Eine Quittung ist dagegen eine Empfangsbestätigung über erhaltenes Geld und wird meist von Hand ausgestellt.
Muss ich als Händler einen Kassenzettel ausgeben?
Ja, wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen. Seit 2020 gilt die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO. Der Beleg kann auf Papier oder elektronisch ausgegeben werden. Wer eine offene Ladenkasse ohne elektronische Kasse führt, ist nicht zur Belegausgabe verpflichtet.
Muss der Kunde den Kassenzettel mitnehmen?
Nein. Der Händler muss den Beleg anbieten, der Kunde muss ihn nicht annehmen. Nicht mitgenommene Bons darf der Händler entsorgen.
Wie lange muss ich Kassenzettel aufbewahren?
Die einzelnen Bons, die Kunden erhalten oder liegen lassen, müssen Sie nicht aufbewahren. Aufbewahrungspflichtig sind die digitalen Aufzeichnungen der Kasse, Tagesabschlüsse und Buchungsbelege. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Frist von 8 Jahren, für Bücher und Aufzeichnungen weiterhin 10 Jahre. Als Unternehmer müssen Sie Kassenzettel für eigene Einkäufe als Buchungsbeleg ebenfalls 8 Jahre aufbewahren.
Ist ein Kassenzettel eine Rechnung?
Bis 250 € brutto gilt ein Kassenzettel als Kleinbetragsrechnung, wenn er Name und Anschrift des Verkäufers, Datum, Menge und Art der Ware, Bruttobetrag und Steuersatz enthält. Darüber brauchen Geschäftskunden für den Vorsteuerabzug eine vollständige Rechnung.