ZUGFeRD und XRechnung: E-Rechnungsformate für Händler erklärt

Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B — schrittweise, aber unaufhaltsam. Wer Rechnungen an Geschäftskunden schreibt, begegnet dabei zwei Begriffen: ZUGFeRD und XRechnung. Beide sind zulässig, beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, aber sie funktionieren unterschiedlich. Dieser Ratgeber erklärt die Formate, zeigt, welches wann passt, und wie Händler die Umstellung praktisch hinbekommen.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, in dem Wirtschaft, Verbände und Verwaltung zusammenarbeiten. Die erste Version erschien 2014, heute ist ZUGFeRD 2.x Standard.

So ist eine ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut:

• Ein PDF/A-3-Dokument — sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung und ist für Menschen lesbar
• Darin eingebettet eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten in strukturierter Form, die Software automatisch auslesen kann

Man spricht deshalb von einem Hybridformat: Mensch und Maschine lesen dieselbe Datei, jeder seinen Teil.

ZUGFeRD-Profile: ZUGFeRD gibt es in mehreren Detailstufen:

Profil	Inhalt	Gilt als E-Rechnung?
MINIMUM	nur Basisdaten für die Buchung	nein
BASIC WL	Kopfdaten ohne Positionen	nein
BASIC	Kopfdaten und Positionen, einfach	ja
EN 16931 (früher COMFORT)	alle Pflichtangaben der EU-Norm	ja — Empfehlung für die meisten Betriebe
EXTENDED	zusätzliche Angaben für komplexe Fälle	ja
XRECHNUNG	entspricht inhaltlich der XRechnung	ja

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Ihre Software mindestens das Profil EN 16931 erzeugt. Rechnungen im Profil MINIMUM oder BASIC WL erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.

Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD. Beide Formate sind seit Version 2.1 technisch identisch.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen, entwickelt im Auftrag von Bund und Ländern. Er setzt die europäische Norm EN 16931 mit einigen nationalen Ergänzungen um.

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Es gibt kein PDF, keine Sichtdarstellung. Wer die Datei ohne passende Software öffnet, sieht nur Code. Dafür ist das Format eindeutig und vollständig maschinenlesbar.

Zwei technische Varianten (Syntaxen):

• UBL (Universal Business Language)
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) — dieselbe Syntax, die auch ZUGFeRD im XML-Teil nutzt

Wo XRechnung Pflicht ist:

• Bei Rechnungen an Bundesbehörden und viele Landes- und Kommunalverwaltungen (B2G). Dafür wird meist eine Leitweg-ID benötigt, die der öffentliche Auftraggeber vorgibt, und die Übermittlung erfolgt über spezielle Portale.
• Bei Geschäftskunden, die XRechnung ausdrücklich verlangen — etwa große Unternehmen mit automatisierter Rechnungseingangsverarbeitung.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Wann welches Format?

	ZUGFeRD	XRechnung
Form	PDF mit eingebettetem XML	reines XML
Für Menschen lesbar	ja, mit jedem PDF-Reader	nur mit Viewer
Norm	EN 16931 (ab Profil EN 16931)	EN 16931 + nationale Regeln
Pflicht für	—	Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Beliebt bei	kleinen und mittleren Unternehmen im B2B	Behörden, Konzernen
Vorteil	Empfänger ohne E-Rechnungs-Software kann das PDF lesen	eindeutig, streng validierbar
Nachteil	PDF und XML könnten theoretisch abweichen — maßgeblich ist das XML	ohne Software nicht lesbar

Empfehlung für die meisten Händler und Handwerker:

• Rechnungen an Geschäftskunden: ZUGFeRD im Profil EN 16931. Der Empfänger kann das PDF lesen, seine Buchhaltung das XML verarbeiten.
• Rechnungen an Behörden: XRechnung über das vorgegebene Portal.
• Kunde verlangt ein bestimmtes Format: Das Format des Kunden verwenden. Ihre Software sollte beides können.

Wichtig für den Empfang: Seit 2025 müssen Sie beide Formate empfangen und verarbeiten können. Ein Lieferant darf Ihnen eine XRechnung schicken, auch wenn Sie ZUGFeRD lieber hätten.

Maßgeblich ist immer das XML: Bei ZUGFeRD gilt der strukturierte Datensatz als Rechnung. Das PDF ist nur eine Lesehilfe. Weichen beide voneinander ab, zählt steuerlich der XML-Teil.

E-Rechnungspflicht 2025/2027: Was gilt für wen?

Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B).

Ab	Was gilt
1. Januar 2025	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
1. Januar 2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch Papier und — mit Zustimmung — PDF verwenden.
1. Januar 2028	Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.

Ausgenommen von der Pflicht:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto — also die meisten Kassenbons
• Fahrausweise
• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Rechnungen an Unternehmen im Ausland

Was das für typische Betriebe bedeutet:

Betrieb	Betroffen?
Bäckerei, Café, Einzelhandel mit Privatkunden	Ausgangsrechnungen kaum; Eingangsrechnungen von Lieferanten ja
Restaurant mit Firmenkunden	Bewirtungen über 250 € an Firmen: ja
Handwerker	Rechnungen an Gewerbekunden, Hausverwaltungen, Bauträger: ja
Großhandel, B2B-Onlineshop	ja, vollständig
Dienstleister für Unternehmen	ja

Die gesetzlichen Hintergründe im Detail beschreibt der Ratgeber E-Rechnung für Händler.

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen ebenfalls empfangen können. Für das Ausstellen gelten für sie Erleichterungen — klären Sie den aktuellen Stand mit Ihrer Steuerberatung.

Welche Software unterstützt ZUGFeRD und XRechnung?

Die meisten gängigen Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können inzwischen beide Formate erzeugen und empfangen:

Software-Typ	Beispiele	Geeignet für
Online-Buchhaltung für Kleinunternehmen	Lexware Office (früher lexoffice), sevDesk, Buchhaltungsbutler	Selbstständige, kleine Betriebe
Rechnungsprogramme	easybill, WISO MeinBüro, orgaMAX	Handwerk, Dienstleister, Händler
Steuerberater-Umfeld	DATEV Unternehmen online	Betriebe mit DATEV-Steuerberatung
Handwerkersoftware	branchenspezifische Programme mit E-Rechnungsmodul	Handwerksbetriebe
ERP und Warenwirtschaft	größere Systeme mit E-Rechnungs-Schnittstellen	Großhandel, Filialbetriebe
Kassensysteme	teils mit Rechnungsfunktion für Firmenkunden	Gastronomie, Einzelhandel

Beim Auswählen prüfen:

• Erzeugt die Software ZUGFeRD im Profil EN 16931 und XRechnung?
• Kann sie eingehende E-Rechnungen lesen, anzeigen und in die Buchhaltung übernehmen?
• Gibt es eine Validierung, die fehlerhafte Rechnungen vor dem Versand erkennt?
• Erfolgt die Archivierung GoBD-konform, und zwar im Originalformat (das XML ist das Original)?
• Gibt es eine Anbindung an die Buchhaltung oder DATEV?

Kassensystem und E-Rechnung: Im Kassensystem selbst bleibt der Kassenbon für Privatkunden unverändert. Wer aus der Kasse aber auch Rechnungen über 250 € an Geschäftskunden erstellt, braucht ab der Ausstellungspflicht eine E-Rechnungsfunktion — entweder im Kassensystem oder über die Anbindung an ein Buchhaltungsprogramm. Welche Schnittstellen es gibt, zeigt der Ratgeber Kassensystem und Buchhaltung.

ZUGFeRD in der Praxis: Wie man es einrichtet

Schritt 1: Bestand prüfen Welche Software nutzen Sie für Rechnungen? Fragen Sie den Anbieter, ob E-Rechnungen im Format ZUGFeRD (Profil EN 16931) und XRechnung unterstützt werden. Viele Programme haben die Funktion bereits eingebaut, sie muss nur aktiviert werden.

Schritt 2: Stammdaten vervollständigen E-Rechnungen verlangen strukturierte, vollständige Daten. Prüfen Sie:

• eigene Firmendaten, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Bankverbindung
• Kundenstammdaten: vollständige Adresse, ggf. USt-IdNr., E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang, Bestell- oder Referenznummern
• Artikel und Leistungen mit Einheiten und Steuersätzen

Schritt 3: Empfangsadresse einrichten Richten Sie eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein, z. B. rechnungen@ihrefirma.de, und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. So landen E-Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern.

Schritt 4: Testrechnungen erstellen Erzeugen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung und prüfen Sie sie mit einem Validator. Kostenlose Prüfwerkzeuge zeigen an, ob die Rechnung der Norm entspricht. Bitten Sie einen Stammkunden, die Rechnung testweise einzulesen.

Schritt 5: Kunden informieren Fragen Sie wichtige Geschäftskunden, welches Format sie bevorzugen und an welche Adresse E-Rechnungen gehen sollen. Behörden geben Portal und Leitweg-ID vor.

Schritt 6: Archivierung klären E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden — also das XML bzw. die ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML, nicht nur ein Ausdruck. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen als Buchungsbelege beträgt seit 2025 8 Jahre. Mehr dazu im Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Belege.

Häufige Fehler:

• ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC WL verschickt — gilt nicht als E-Rechnung
• Nur das PDF archiviert, das XML verworfen
• E-Rechnungen ausgedruckt und abgelegt statt digital archiviert
• Leitweg-ID bei Behördenrechnungen vergessen — die Rechnung wird abgelehnt

Häufige Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung

Reicht ein normales PDF per E-Mail noch aus? Übergangsweise ja: bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers, für Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach gilt ein einfaches PDF im B2B nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung.

Kann ich eine eingehende E-Rechnung ablehnen? Nein. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen im Format der EN 16931 annehmen können. Sie können mit dem Lieferanten aber ein bestimmtes Format vereinbaren.

Ist eine E-Rechnung per E-Mail sicher genug? Ja, der Versand per E-Mail ist zulässig. Alternativ gibt es Portale, Schnittstellen oder das Peppol-Netzwerk, das vor allem für Behörden und größere Unternehmen genutzt wird.

Gilt die Pflicht auch für Anzahlungsrechnungen und Gutschriften? Ja. Anzahlungsrechnungen und als Rechnung geltende Gutschriften fallen ebenfalls unter die E-Rechnungspflicht. Stornorechnungen sollten im selben Format erstellt werden wie die ursprüngliche Rechnung.

Was ist mit Rechnungen an Kunden im Ausland? Die deutsche Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Viele EU-Länder führen aber eigene E-Rechnungspflichten ein, oft auf Basis derselben EU-Norm.

Fazit

ZUGFeRD und XRechnung sind zwei Wege zum selben Ziel: strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit XML und ist für die meisten Händler und Handwerker im B2B die praktischste Wahl. XRechnung ist reines XML und Standard gegenüber Behörden. Kassenbons und Rechnungen an Privatkunden bleiben unberührt. Wer Rechnungen an Geschäftskunden schreibt, sollte die Umstellung jetzt angehen: Software prüfen, Stammdaten pflegen, Profil EN 16931 einstellen und Archivierung klären — dann ist die Pflicht ab 2027 bzw. 2028 kein Problem.

→ E-Rechnung für Händler: Pflichten und Fristen → Kassensystem und Buchhaltung verbinden → Rechnungsnummer auf dem Kassenbon → Kassensysteme für Handwerker → Alle Kassensysteme im Vergleich