Proforma-Rechnung: Was ist das und wann brauchen Händler sie?
Was ist eine Proforma-Rechnung? Wann sie eingesetzt wird, was sie von einer regulären Rechnung unterscheidet — und was bei Exporten zu beachten ist.
Ein Kunde aus der Schweiz möchte vor der Bestellung eine „Proforma” für seine Buchhaltung, ein Paket mit Gratismustern soll nach Großbritannien, und die Hausbank eines Geschäftskunden fordert für eine Finanzierung eine Rechnung, obwohl noch gar nichts geliefert wurde. In allen drei Fällen ist die Proforma-Rechnung das passende Dokument. Sie sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine — und genau darin liegen ihr Nutzen und ihre Fallstricke.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Pro forma ist Latein und bedeutet „der Form halber”. Eine Proforma-Rechnung hat also die Form einer Rechnung, ohne rechtlich eine zu sein.
Kernmerkmale:
- Sie enthält Angaben zu Waren, Mengen und Preisen — wie eine normale Rechnung.
- Sie begründet keine Zahlungsforderung.
- Sie ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und berechtigt den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug.
- Sie wird nicht als Umsatz gebucht.
Typische Zwecke:
- Wertangabe beim Export für den Zoll, wenn keine Handelsrechnung existiert
- Verbindliches Angebot in Rechnungsform, etwa für internationale Kunden
- Grundlage für eine Vorauszahlung, ein Akkreditiv oder eine Importgenehmigung
- Nachweis gegenüber Dritten, z. B. der Bank eines Kunden für eine Finanzierung
Proforma-Rechnung vs. reguläre Rechnung
| Proforma-Rechnung | Reguläre Rechnung | |
|---|---|---|
| Rechtliche Wirkung | Information, keine Forderung | Zahlungsforderung |
| Umsatzsteuerlich | keine Rechnung nach § 14 UStG | Rechnung nach § 14 UStG |
| Vorsteuerabzug beim Empfänger | nein | ja |
| Zeitpunkt | vor Lieferung oder ohne Verkauf | bei bzw. nach Lieferung oder Leistung |
| Buchung beim Aussteller | keine Umsatzbuchung | Umsatzbuchung |
| Rechnungsnummer | keine aus dem Rechnungskreis (eigene Nummer empfohlen) | fortlaufende Rechnungsnummer Pflicht |
| Kennzeichnung | deutlich als „Proforma-Rechnung” | „Rechnung” |
| E-Rechnungspflicht | nein | im B2B ja (schrittweise ab 2027) |
Abgrenzung zu ähnlichen Dokumenten:
| Dokument | Was es ist |
|---|---|
| Angebot / Kostenvoranschlag | Preisangabe vor Vertragsschluss, formlos |
| Auftragsbestätigung | Bestätigung eines geschlossenen Vertrags |
| Proforma-Rechnung | rechnungsähnliches Dokument ohne Forderung |
| Anzahlungsrechnung | echte Rechnung über eine Vorauszahlung, mit Umsatzsteuer |
| Handelsrechnung | reguläre Rechnung über einen Verkauf, auch für den Zoll |
Wichtig bei Vorauszahlungen: Wer vor der Lieferung Geld verlangt, stellt in Deutschland in der Regel eine Anzahlungsrechnung. Für erhaltene Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Zahlungseingang, und der Geschäftskunde braucht eine echte Rechnung für den Vorsteuerabzug. Eine Proforma-Rechnung passt eher, wenn der Kunde im Ausland sitzt oder die Rechnungsform nur zur Information benötigt wird. Wie Anzahlungen in der Praxis funktionieren, zeigt der Ratgeber Anzahlung als Handwerker verlangen.
Wann brauche ich eine Proforma-Rechnung?
1. Export ohne Verkauf Sie senden Waren ins Nicht-EU-Ausland, ohne sie zu verkaufen: Muster, Garantie-Ersatzteile, Reparaturen, Leihgeräte, Messeware, Geschenke. Der Zoll braucht trotzdem eine Wertangabe.
2. Vorkasse bei internationalen Kunden Ein Kunde möchte vor der Bestellung ein Dokument, auf dessen Grundlage er zahlt oder eine Zahlungsfreigabe in seinem Unternehmen einholt. Viele ausländische Geschäftspartner erwarten ausdrücklich eine „Pro Forma Invoice”. Mehr zum Thema Vorauszahlung im Ratgeber Vorkasse für Händler.
3. Importgenehmigungen und Akkreditive In manchen Ländern braucht der Käufer für Devisen, Einfuhrlizenzen oder ein Akkreditiv bei seiner Bank eine Proforma-Rechnung des Verkäufers.
4. Finanzierung und Förderung Kunden benötigen für Leasing, Kredite oder Förderanträge oft ein rechnungsähnliches Dokument mit genauem Preis, bevor der Kauf abgeschlossen ist.
5. Interne Verrechnung Bei Lieferungen zwischen verbundenen Unternehmen oder Filialen im Ausland, bei denen kein Verkauf stattfindet.
Wann Sie keine Proforma-Rechnung brauchen:
- Bei normalen Verkäufen im Inland — hier reicht ein Angebot, danach folgt die Rechnung
- Bei Warenverkäufen in die EU — hier ist eine reguläre Rechnung nötig, eine Zollabfertigung entfällt
- Für den Vorsteuerabzug eines Geschäftskunden — dafür braucht er eine echte Rechnung
Proforma-Rechnung beim Export und Zoll
Außerhalb der EU wird jede Warensendung vom Zoll abgefertigt. Dafür braucht es eine Angabe zum Warenwert — auch wenn nichts verkauft wurde.
Handelsrechnung oder Proforma-Rechnung?
- Verkauf ins Nicht-EU-Ausland: Es wird eine Handelsrechnung (Commercial Invoice) benötigt, also die reguläre Rechnung.
- Kein Verkauf (Muster, Reparatur, Garantie, Geschenk): Eine Proforma-Rechnung dient als Wertnachweis.
Wichtige Angaben für den Zoll:
- Vollständige Adressen von Absender und Empfänger, beim Absender die EORI-Nummer, falls vorhanden
- Genaue Warenbeschreibung — nicht „Muster” oder „Ersatzteile”, sondern z. B. „Kartenterminal, gebraucht, zur Reparatur”
- Zolltarifnummer (HS-Code) je Position
- Menge, Gewicht und Ursprungsland der Ware
- Wert je Position und Gesamtwert, mit Währung — auch bei kostenlosen Mustern der realistische Marktwert
- Grund der Sendung (z. B. „Warenmuster ohne Handelswert”, „Rücksendung nach Reparatur”, „Garantieersatz”)
- Lieferbedingungen (Incoterms), falls relevant
- Datum und Unterschrift
Typische Fehler beim Export:
- Wert 0 € angegeben — der Zoll verlangt einen realistischen Wert, sonst drohen Verzögerungen
- Zu ungenaue Warenbeschreibung — die Sendung bleibt beim Zoll hängen
- Proforma statt Handelsrechnung bei einem echten Verkauf — kann steuerliche und zollrechtliche Probleme verursachen
- Fehlende Kopien — Paketdienste verlangen die Dokumente oft in mehrfacher Ausfertigung oder elektronisch
Hinweis Großbritannien und Schweiz: Seit dem Brexit sind auch Sendungen nach Großbritannien Zollsendungen. In die Schweiz gilt das ohnehin. Gerade kleine Händler, die früher unkompliziert nach Großbritannien verschickt haben, sind davon betroffen. Details klären Sie am besten mit Ihrem Versanddienstleister oder der Zollverwaltung.
Was muss auf einer Proforma-Rechnung stehen?
Gesetzliche Pflichtangaben wie bei einer Rechnung gibt es für die Proforma-Rechnung nicht. Damit sie ihren Zweck erfüllt, sollte sie aber enthalten:
Pflicht in der Praxis:
- Deutliche Überschrift „Proforma-Rechnung” bzw. „Pro Forma Invoice”
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Name und Anschrift des Empfängers
- Ausstellungsdatum
- Eigene Dokumentnummer (getrennt vom Rechnungsnummernkreis)
- Beschreibung der Waren oder Leistungen mit Menge
- Einzel- und Gesamtpreise mit Währung
- Hinweis: „Dies ist keine Rechnung im Sinne des UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.”
Je nach Zweck zusätzlich:
- Lieferbedingungen und voraussichtlicher Liefertermin
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung (bei Vorauszahlung)
- Gültigkeitsdauer des Preises
- Zolltarifnummern, Ursprungsland, Gewicht (beim Export)
- Grund der Sendung (bei Mustern, Reparaturen, Garantie)
- USt-IdNr. bzw. EORI-Nummer
Proforma-Rechnung und Umsatzsteuer
Da die Proforma-Rechnung keine Rechnung ist, löst sie keine Umsatzsteuer aus und wird nicht als Umsatz gebucht. Trotzdem gibt es eine Falle.
Das Risiko § 14c UStG: Wer in einem rechnungsähnlichen Dokument Umsatzsteuer gesondert ausweist, schuldet diese unter Umständen gegenüber dem Finanzamt — auch wenn keine Lieferung stattgefunden hat. Entscheidend ist, ob das Dokument als Rechnung verstanden werden kann.
So vermeiden Sie Probleme:
- Dokument eindeutig als Proforma-Rechnung kennzeichnen
- Den Hinweis aufnehmen, dass es keine Rechnung ist und nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt
- Bei Exporten ins Nicht-EU-Ausland ist eine Ausfuhrlieferung ohnehin in der Regel steuerfrei — Umsatzsteuer gehört dann gar nicht auf das Dokument
- Bei Proforma-Rechnungen an inländische Geschäftskunden lieber Nettobeträge angeben oder die Umsatzsteuer nur als Information ohne gesonderten Ausweis nennen — oder direkt eine Anzahlungsrechnung stellen
- Keine Nummer aus dem regulären Rechnungskreis verwenden
Nach der Lieferung: Sobald tatsächlich verkauft und geliefert wurde, müssen Sie eine reguläre Rechnung mit allen Pflichtangaben ausstellen. Bei Geschäftskunden im Inland gelten dafür schrittweise die Vorgaben der E-Rechnung. Mehr dazu im Ratgeber ZUGFeRD und XRechnung.
Bei steuerlichen Grenzfällen, etwa Reihengeschäften oder Lieferungen an Privatkunden im Ausland, lohnt sich die Abstimmung mit der Steuerberatung.
Vorlage: Was in eine Proforma-Rechnung gehört
Diese Struktur können Sie in Ihr Rechnungsprogramm oder Ihre Textvorlage übernehmen:
PROFORMA-RECHNUNG / PRO FORMA INVOICE
Aussteller: Muster Handel GmbH · Musterstraße 1 · 12345 Musterstadt · Deutschland USt-IdNr.: DE123456789 · EORI: DE1234567890123
Empfänger: Example Ltd. · 10 Sample Road · Zurich · Schweiz
Proforma-Nr.: PF-2026-014 · Datum: 14.10.2026 · Gültig bis: 13.11.2026
| Pos. | Beschreibung | Zolltarifnr. | Ursprung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Bondrucker, thermisch, neu | 8443 32 | CN | 2 | 180,00 EUR | 360,00 EUR |
| 2 | Kassenlade, Metall, neu | 8472 90 | CN | 2 | 65,00 EUR | 130,00 EUR |
| Gesamtwert | 490,00 EUR |
Grund der Sendung: Verkauf, Lieferung nach Zahlungseingang Lieferbedingung: DAP Zürich (Incoterms 2020) Gewicht brutto: 9,4 kg Zahlungsbedingung: Vorauszahlung per Überweisung · IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00 · BIC XXXXDEXXXXX
Dies ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Nach Lieferung erhalten Sie eine Rechnung.
Die Zolltarifnummern im Beispiel sind nur Platzhalter. Ermitteln Sie die korrekte Nummer für Ihre Ware über den elektronischen Zolltarif oder Ihren Versanddienstleister.
Fazit
Die Proforma-Rechnung ist ein nützliches Werkzeug, wenn ein Dokument in Rechnungsform gebraucht wird, aber (noch) keine Rechnung entstehen soll: für den Zoll bei Mustern und Reparaturen, für Vorauszahlungen ausländischer Kunden oder für Finanzierungsanfragen. Sie begründet keine Forderung und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Kennzeichnen Sie sie deshalb eindeutig, verwenden Sie einen eigenen Nummernkreis und weisen Sie Umsatzsteuer nur mit Bedacht aus. Nach der Lieferung folgt immer eine reguläre Rechnung.
→ Vorkasse: Wann sie sinnvoll ist → ZUGFeRD und XRechnung: E-Rechnungsformate → SWIFT-Code und BIC für Auslandszahlungen → Rechnungsnummer auf dem Kassenbon → Kassensysteme für den Einzelhandel
Häufige Fragen
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlungsforderung und keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist. Sie dient vor allem als Wertangabe für den Zoll, als verbindlich aufgemachtes Angebot oder als Grundlage für eine Vorauszahlung.
Muss eine Proforma-Rechnung bezahlt werden?
Nein, eine Proforma-Rechnung begründet keine Zahlungspflicht. Wird auf ihrer Grundlage eine Vorauszahlung vereinbart, ergibt sich die Zahlungspflicht aus dem Vertrag. Nach der Lieferung muss eine reguläre Rechnung ausgestellt werden.
Darf auf einer Proforma-Rechnung Umsatzsteuer stehen?
Das ist möglich, aber riskant. Wird ein Dokument mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer als Rechnung verstanden, kann die ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG geschuldet werden. Die Proforma-Rechnung sollte deshalb deutlich als solche gekennzeichnet sein und den Hinweis enthalten, dass sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Wann braucht man eine Proforma-Rechnung für den Zoll?
Typischerweise bei Sendungen in Länder außerhalb der EU, für die keine Handelsrechnung existiert: kostenlose Muster, Ersatzteile auf Garantie, Reparatursendungen, Ausstellungsware oder Geschenke. Der Zoll braucht eine Wertangabe, um Abgaben zu berechnen.
Was ist der Unterschied zwischen Proforma-Rechnung und Anzahlungsrechnung?
Eine Anzahlungsrechnung ist eine echte Rechnung über eine Vorauszahlung, mit Rechnungsnummer und Umsatzsteuer. Eine Proforma-Rechnung ist keine Rechnung. Wer eine Vorauszahlung verlangt und Umsatzsteuer ausweist, sollte deshalb in der Regel eine Anzahlungsrechnung stellen.