Kassensoftware im Vergleich: Was Händler 2026 wirklich brauchen
Kassensoftware, Kassen-App oder vollständiges Kassensystem? Welche Software passt zu deinem Betrieb — Vergleich, Kosten und konkrete Empfehlungen.
Kassensoftware ist nicht gleich Kassensystem — und diese Unterscheidung entscheidet darüber, was du wirklich brauchst und wie viel du ausgibst. Wer nur gelegentlich Artikel verkauft, braucht keine vollständige POS-Installation. Wer hingegen mit Lagerbestand, mehreren Mitarbeitern und täglichen Z-Abschlüssen arbeitet, kommt um eine strukturierte Lösung nicht herum. Dieser Ratgeber erklärt den Unterschied und zeigt, welche Software zu welchem Betrieb passt.
Kassensoftware vs. Kassensystem: Was ist was?
Kassensoftware ist das Programm — die App oder Webanwendung, die deine Kasse steuert. Sie verwaltet Artikel und Preise, erstellt Belege, führt einen Z-Bericht und speichert alle Transaktionen GoBD-konform. Kassensoftware läuft auf einem Gerät deiner Wahl — Tablet, Smartphone oder dem Terminal des Anbieters.
Ein Kassensystem ist das Gesamtpaket: Software plus passende Hardware (Terminal, Bondrucker, Kassenschublade, TSE-Stick). Die meisten Anbieter bieten Kassensoftware und Hardware als Bundle an — aber du kannst die Software oft auch auf eigener Hardware betreiben.
Reiner Kartenleser: SumUp Solo Lite, Zettle Reader oder myPOS Go sind keine Kassensoftware im Sinne der GoBD. Sie akzeptieren Kartenzahlungen und senden eine Quittung — aber sie verwalten keine Artikel, führen keinen Z-Bericht und erfüllen keine Kassensicherungsverordnung. Für den klassischen „ich kassiere ab und zu Karte” reicht das. Sobald du eine offizielle Kasse führst, brauchst du mehr.
Drei Typen: Welcher passt zu dir?
1. Kassen-App (kostenlos oder Basisversion)
Einfache App auf Smartphone oder Tablet, oft kostenlos im Basisumfang. Artikelpflege, Belegdruck und einfacher Z-Bericht — mehr nicht. Ohne Warenwirtschaft, ohne DATEV-Schnittstelle, ohne Tischverwaltung.
Für wen: Marktstand, mobiler Dienstleister, Kleinbetrieb mit wenigen Artikeln und Gelegenheitsumsätzen.
Typische Vertreter: SumUp Kasse (App, kostenlos), SumUp Point of Sale Basic (25 €/Monat).
2. Cloud-Kassensoftware (mid-range)
Vollständige POS-Software als SaaS, läuft auf Tablet oder Terminal des Anbieters. Artikelstamm, Varianten, Tagesbericht, TSE-Integration, DATEV-Export — alles drin. Optional: Anbindung an Lieferdienste oder Onlineshop.
Für wen: Einzelhandel, Café, Restaurant, Dienstleister mit festem Standort und regelmäßigem Betrieb.
Typische Vertreter: ready2order, orderbird, Lightspeed Retail/Restaurant.
3. Omnichannel-POS-Software
Verbindet stationäre Kasse mit Onlineshop und Lagerverwaltung. Ein Produktstamm, zentrale Berichte, Mehrstellen-fähig. Komplexer in der Einrichtung, aber ohne Alternative wenn Stationär und Online zusammenlaufen sollen.
Für wen: Händler mit Ladengeschäft und Webshop, Filialbetriebe.
Typische Vertreter: Shopify POS, Lightspeed Omni, ready2order mit Webshop-Anbindung.
Kassensoftware im Vergleich
| Anbieter | Preis/Monat | Plattform | Highlights | Für wen |
|---|---|---|---|---|
| SumUp Kasse | kostenlos | iOS, Android | TSE-konform, Belegdruck, einfacher Z-Bericht | Kleinstbetrieb, Marktstand |
| SumUp Point of Sale | ab 25 € | iPad | Artikelstamm, Berichte, Mitarbeiterverwaltung | Einzelhandel-Einsteiger |
| ready2order | ab 29 € | iPad, Android | DATEV, Tischverwaltung, Lieferdienst-Anbindung | Gastronomie + Einzelhandel |
| orderbird | ab 45 € | iPad | Speziell für Gastronomie, starkes Berichtswesen | Restaurant, Bar, Café |
| Lightspeed Retail | ab 69 € | iPad, Web | Warenwirtschaft, Mehrstellen, Shopify-Sync | Retail ab 2 Mitarbeiter |
| Lightspeed Restaurant | ab 69 € | iPad | Flächenplan, Küchen-Display, Splitbill | Restaurant ab 1 Standort |
| Shopify POS | ab 29 €* | iPad, Android | Nahtlos mit Shopify Webshop, Omnichannel | Onlinehändler mit Ladengeschäft |
| myPOS Smart | 0 € (im Gerät) | eigenes Terminal | Ohne Monatsgebühr, Terminal-Bundle | Mobil + Einsteiger |
*Shopify-Grundgebühr erforderlich (ab 25 €/Monat für Basic).
Die Transaktionsgebühren kommen zu den Monatskosten dazu — sie liegen je nach Anbieter zwischen 0,99 % (Flatpay, myPOS) und 1,75 % (SumUp, Zettle bei Standardtarif). Für eine persönliche Kostenrechnung hilft der Gebühren-Kostenrechner.
GoBD und TSE: Was Kassensoftware in Deutschland leisten muss
Seit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen alle Kassensysteme in Deutschland an eine zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) angebunden sein. Das gilt für jede Kassensoftware, die als offizielle Kasse betrieben wird.
Was das konkret bedeutet:
- Jede Transaktion wird mit einem Zeitstempel und kryptografischer Signatur versehen
- Die TSE-Daten können von Finanzbehörden bei einer Kassennachschau eingesehen werden
- Z-Berichte müssen unveränderlich und maschinenlesbar gespeichert werden (10 Jahre)
- Die Software muss ein lückenloses Journal aller Transaktionen führen
Alle hier genannten Anbieter sind TSE-konform. Der Unterschied liegt im Komfort: Manche nutzen eine Cloud-TSE (kein Hardware-Stick nötig), andere einen physischen USB-Stick. Bei Cloud-TSE ist eine stabile Internetverbindung Pflicht — fällt die weg, können Kassensicherungen unterbrochen werden.
Mehr dazu: GoBD und Kassensystem — was Händler wissen müssen
Kassensoftware nach Betriebstyp
Einzelhandel
Priorität: Barcode-Scanner-Anbindung, Warengruppen, DATEV-Export, optional Warenwirtschaft. ready2order und Lightspeed Retail sind hier am stärksten. SumUp POS reicht für einfache Artikel ohne Bestandsverwaltung.
Mehr dazu: Kassensystem Einzelhandel: Der vollständige Vergleich
Gastronomie
Priorität: Tischverwaltung, offene Bestellungen, Splitbill, Schnittstelle zu Lieferdiensten. orderbird und ready2order sind Marktführer in Deutschland. Beide bieten TSE, iPad-Betrieb und DATEV.
Mehr dazu: Kassensystem Restaurant: Was wirklich wichtig ist · Kassensystem Café
Dienstleister und mobile Betriebe
Priorität: einfach, mobil, keine monatliche Gebühr wenn möglich. Für reine Dienstleistungsbetriebe ohne Artikellager reicht oft die kostenlose SumUp-App oder myPOS Smart. Wenn Rechnungsstellung und DATEV wichtig sind: ready2order auch mobil nutzbar.
Mehrstellen- und Filialbetriebe
Priorität: zentrale Datenpflege, standortübergreifende Berichte, Benutzerrechte. Lightspeed ist hier die stärkste Lösung im DACH-Markt, mit dediziertem Mehrstandort-Management.
Mehr dazu: Kassensystem Filialbetrieb: Zentrale Steuerung
Kostenlose Kassensoftware: Wann sie reicht
Kostenlose Kassensoftware — allen voran die SumUp-App — ist keine Notlösung. Für folgende Betriebe reicht sie aus:
- Wenige Artikel (bis ca. 50 SKU)
- Keine Lagerverwaltung notwendig
- Kein DATEV-Export (Steuerberater arbeitet mit Kontoauszügen)
- Ein Standort, ein Nutzer
Wer darüber hinauswächst, zahlt lieber 29–45 €/Monat und spart sich den administrativen Aufwand manueller Buchhaltung.
Mehr dazu: Kostenloses Kassensystem: Was es wirklich umsonst gibt
Wechsel und Datenmitnahme
Ein Wechsel der Kassensoftware ist unkritischer als viele denken — wenn du rechtzeitig exportierst. Vor dem Wechsel:
- Artikelliste exportieren (CSV, meist verfügbar)
- Z-Berichte der letzten 12 Monate herunterladen (für laufende Steuerperiode)
- Vollständige Transaktionshistorie sichern (PDF oder strukturierter Export)
- GoBD-Archiv für 10 Jahre sicherstellen — nicht nur im System des alten Anbieters
Kassenbuch und Z-Berichte müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Wenn du den Anbieter wechselst, wandern diese Daten nicht automatisch mit. Mehr dazu im Artikel Kassenbuch führen: Pflicht, Form und digitale Alternativen.
→ Welches Kassensystem passt zu meinem Betrieb? — Kaufberater
→ Kassensystem Kosten: Was ein POS-System wirklich kostet
→ Kassensystem mieten oder kaufen: Was günstiger ist
→ GoBD und Kassensystem: Was das Finanzamt sehen will
→ Tagesabschluss Kasse: Settlement, Z-Bericht und Aufbewahrungspflicht
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Kassensoftware und einem Kassensystem?
Kassensoftware ist das Programm — die App oder Webanwendung, die Artikel, Preise und Transaktionen verwaltet. Ein Kassensystem umfasst Software plus Hardware: Terminal, Bondrucker und gegebenenfalls Kassenschublade. Viele Anbieter verkaufen beides zusammen; manche Kassensoftware läuft aber auch auf vorhandenem Tablet oder Smartphone.
Brauche ich für Kassensoftware eine TSE?
In Deutschland ja — sobald du die Software als offizielle Kasse betreibst (also Belege ausstellst und einen Z-Bericht führst), gilt die Kassensicherungsverordnung. Die Software muss dann mit einer zertifizierten TSE verbunden sein. Alle bekannten Anbieter (SumUp, ready2order, orderbird) liefern TSE-konforme Lösungen. Reine Kartenleser ohne Artikelverwaltung fallen nicht darunter.
Gibt es kostenlose Kassensoftware, die GoBD-konform ist?
Ja, eingeschränkt. SumUp bietet eine kostenlose Kassen-App, die grundlegende GoBD-Anforderungen erfüllt — allerdings ohne alle Funktionen der kostenpflichtigen Version. Für Kleinstbetriebe mit wenigen Artikeln und geringem Umsatz kann das ausreichen. Wer DATEV-Export, Warenwirtschaft oder Mehrstellen-Betrieb braucht, kommt um eine kostenpflichtige Lösung nicht herum.
Kann ich Kassensoftware auf dem eigenen iPad nutzen?
Viele Anbieter unterstützen das: SumUp, ready2order, orderbird und Lightspeed laufen auf iPad. Du sparst Hardware-Kosten, trägst aber Verantwortung für Updates und Kompatibilität. Für den Dauerbetrieb empfiehlt sich ein dediziertes Gerät — iPads im Privatgebrauch werden geupdated und können dann inkompatibel werden.
Wie viel kostet Kassensoftware pro Monat?
Einstiegslösungen wie SumUp POS Basic oder die Basis-App sind kostenlos bis 25 €/Monat. Professionelle Gastro- oder Retail-Lösungen wie orderbird oder ready2order kosten 45–90 €/Monat. Lightspeed für größere Betriebe beginnt bei 69 €/Monat. Dazu kommen immer Transaktionsgebühren von 0,99–1,75 % je Kartenzahlung.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich den Anbieter wechsle?
Die meisten Anbieter erlauben einen CSV- oder Excel-Export der Artikellisten und Umsatzdaten. Transaktionshistorien bleiben in der Regel als PDF exportierbar. Einige Systeme (Lightspeed, ready2order) unterstützen strukturierte Exporte für die Warenwirtschaft. Kassenbuchdaten und Z-Berichte solltest du vor einem Wechsel vollständig exportieren und lokal archivieren.
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