Registrierkassenpflicht Österreich: RKSV, Kosten & Anbieter 2026
Seit 2016 gilt in Österreich die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Welche Betriebe betroffen sind, was eine konforme Kasse kostet, welche Anbieter die RKSV unterstützen und was bei Nichterfüllung droht.
Seit dem 1. April 2016 sind Unternehmen in Österreich gesetzlich verpflichtet, Barumsätze mit einer manipulationssicheren Registrierkasse zu erfassen. Die Grundlage ist die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) i.V.m. §131b BAO. Was genau verlangt wird, wen es betrifft und welche Anbieter die Anforderungen erfüllen, erklärt dieser Artikel.
Wer ist betroffen?
Die Registrierkassenpflicht gilt für Unternehmen, die jährlich mehr als 15.000 € Umsatz erzielen und davon mehr als 7.500 € Barumsätze haben. „Bar” umfasst dabei nicht nur Bargeld, sondern auch Zahlung per Bankomat (Girocard), Kreditkarte, Gutschein oder Guthabenkarte — de facto also die meisten Kartenzahlungen.
Nicht betroffen sind:
- Betriebe unter den Umsatzgrenzen (Jahresumsatz < 15.000 € oder Barumsatz < 7.500 €)
- Bestimmte Ausnahmetatbestände (z. B. Automaten, Hütten, bestimmte Marktstandler unter 30.000 € Jahresumsatz)
- Betriebe, für die eine Unzumutbarkeit per Bescheid festgestellt wurde (z. B. mangels Strom)
Im Zweifel entscheidet das Finanzamt. Die Grenzen beziehen sich auf das Vorjahr.
Was verlangt die RKSV?
Eine RKSV-konforme Registrierkasse muss:
- Jeden Barumsatz erfassen und eine fortlaufende, unveränderliche Belegnummer vergeben
- Eine Signatureinrichtung (SE) verwenden — eine zertifizierte Hardware- oder Software-Komponente, die jeden Bon kryptografisch signiert
- Einen QR-Code auf dem Bon ausgeben, der den signierten Datensatz enkodiert
- Die Kasse muss beim Finanzamt Online (FinanzOnline) registriert werden — vor der ersten Inbetriebnahme
- Belege 7 Jahre aufbewahren (Abgabenordnung §132 BAO)
- Jeden Jahresbeginn und jeden Kassenabschluss als Jahresbeleg archivieren (1. Jänner)
Der Jahresbeleg: Das häufigste Versäumnis
Der Jahresbeleg ist der RKSV-spezifischste Pflichtvorgang: Am 1. Jänner eines jeden Jahres muss eine Null-Transaktion erstellt, ausgedruckt und für 7 Jahre aufbewahrt werden. Das Finanzamt kann diesen Beleg anfordern. Fehlt er, ist das ein klarer Hinweis auf eine nicht konforme Kasse.
Welche Strafe droht bei Nichterfüllung?
Verstöße gegen die Registrierkassenpflicht sind Finanzordnungswidrigkeiten gemäß §51 FinStrG. Die Strafen können bis zu 5.000 € pro Verstoß betragen. Darüber hinaus kann das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung Umsätze schätzen — oft zum Nachteil des Unternehmens.
Ein verbreitetes Missverständnis: Wer glaubt, ohne Kasse zu arbeiten falle es nicht auf, unterschätzt die Möglichkeiten der Finanzbehörden. Kontrollaktionen der Finanzpolizei finden regelmäßig statt, auch in kleinen Lokalen.
RKSV vs. deutsche KassenSichV: Die Unterschiede
| Österreich (RKSV) | Deutschland (KassenSichV) | |
|---|---|---|
| Gilt seit | 1. April 2016 | 1. Januar 2020 (TSE-Pflicht) |
| Technische Sicherung | Signatureinrichtung (SE) | Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) |
| QR-Code auf Bon | Pflicht | Pflicht (mit TSE-Daten) |
| Registrierung | FinanzOnline | Keine zentrale Registrierungspflicht |
| Jahresbeleg | Pflicht (1. Jänner) | Kein direktes Äquivalent |
| Belegnummernpflicht | Fortlaufend, unveränderlich | Fortlaufend, unveränderlich |
Welche Anbieter unterstützen RKSV?
Nicht alle in Deutschland bekannten Kassensysteme unterstützen die österreichische RKSV. Ein Überblick:
ready2order ★ Empfehlung für Österreich
ready2order wurde in Wien entwickelt und ist das einzige Kassensystem in unserem Vergleich, das von Haus aus vollständige RKSV-Unterstützung mitbringt. Signatureinrichtung, Jahresbeleg und FinanzOnline-Registrierung sind in der Software integriert. Besonders geeignet für österreichische Gastronomie und Einzelhandel.
- RKSV: vollständig integriert
- Preis: ab 29 €/Monat (monatlich kündbar)
- Weitere Infos: ready2order im Detail
Lightspeed
Lightspeed unterstützt RKSV ebenfalls und ist in Österreich aktiv. Für größere Betriebe oder Mehrstationen-Umgebungen eine solide Wahl.
- RKSV: unterstützt
- Preis: ab 69 €/Monat (12 Monate)
SumUp und Zettle
SumUp und Zettle sind primär für Deutschland konzipiert. Eine vollständige RKSV-Integration für Österreich gibt es bei diesen Anbietern aktuell nicht — sie eignen sich in Österreich nur für Betriebe, die unterhalb der Registrierkassenpflicht-Grenzen bleiben.
Spezialisierte österreichische Anbieter
Neben international bekannten Systemen gibt es in Österreich spezialisierte Anbieter wie Gastrofix (von Lightspeed übernommen), Vectron (mit österreichischen Fachhändlern) oder branchenspezifische Lösungen. Für Dienstleister und Freiberufler reicht oft eine Kassensoftware für Tablet oder PC.
Was kostet eine RKSV-konforme Kasse?
Die Gesamtkosten setzen sich zusammen aus:
| Posten | Typischer Kostenrahmen |
|---|---|
| Kassensoftware | 20–80 €/Monat |
| iPad/Tablet (falls nötig) | 300–600 € einmalig |
| Bondrucker | 150–400 € einmalig |
| Signatureinrichtung (SE) | oft in Software inklusive |
| FinanzOnline-Registrierung | kostenlos |
Wer bereits ein Tablet hat, kann mit einem Gesamtbudget von ca. 30–50 € monatlich für eine solide Lösung kalkulieren. Vollständige Kassensysteme mit Bondrucker und Hardware kosten in der Einrichtung typischerweise 500–1.500 €.
Schritt-für-Schritt: Registrierkasse einrichten
- Software auswählen — auf RKSV-Konformität achten (Herstellerbestätigung einholen)
- Hardware beschaffen — Tablet/PC, Bondrucker, ggf. Kassenlade
- FinanzOnline-Registrierung — Kasse und Signatureinrichtung eintragen (kann der Steuerberater übernehmen)
- Nullbeleg ausdrucken — bei Inbetriebnahme und am 1. Jänner jedes Jahres
- Aufbewahrung — digitale oder physische Archivierung für 7 Jahre sicherstellen
Der Steuerberater kann bei der Einrichtung und Registrierung helfen — viele Kassensysteme haben außerdem Einrichtungsanleitungen speziell für Österreich.
→ TSE-Pflicht Deutschland: Was Händler wissen müssen
→ Kassensystem-Vergleich: ready2order, orderbird & Co.
→ Tagesabschluss Kasse: Z-Bericht und GoBD