Tagesabschluss Kasse: Was passiert, was muss aufbewahrt werden?
Tagesabschluss, Settlement und Z-Bericht: Was dabei passiert, was GoBD verlangt und wie es bei SumUp, Zettle und Kassensystemen läuft.
Am Ende jedes Geschäftstags steht der Tagesabschluss — auf Deutsch auch Z-Abschluss oder Kassenschnitt genannt. Er klingt nach einer lästigen Pflicht, hat aber zwei wichtige Funktionen: Er löst das Settlement der Kartenzahlungen aus (du bekommst dein Geld) und erzeugt ein steuerliches Dokument, das für zehn Jahre aufbewahrt werden muss.
Was passiert beim Tagesabschluss?
Beim Tagesabschluss werden alle offenen Transaktionen des Tages gesammelt, an den Acquirer übermittelt und zur Auszahlung freigegeben. Technisch nennt sich das Batch Settlement oder End-of-Day Settlement.
Was dabei im Hintergrund passiert:
- Das Kassensystem oder Terminal sammelt alle Transaktionen seit dem letzten Abschluss
- Es wird ein Abschlussbericht erzeugt (Z-Bericht)
- Die Transaktionsdaten werden an den Acquirer übermittelt
- Der Acquirer initiiert die Auszahlung auf dein Konto (Laufzeit: 1–3 Werktage je Anbieter)
- Die Kasse setzt den Tageszähler zurück
Nach dem Tagesabschluss können keine Stornierungen (Void) mehr durchgeführt werden — nur noch Rückerstattungen (Refund). Das ist der praktisch wichtigste Grund, warum der Zeitpunkt des Abschlusses relevant ist.
X-Bericht vs. Z-Bericht
Zwei Berichte spielen beim Kassenabschluss eine Rolle:
| X-Bericht | Z-Bericht | |
|---|---|---|
| Wann | Jederzeit während des Tages | Nur einmal täglich beim Abschluss |
| Funktion | Zwischenstand ohne Abschluss | Endgültiger Tagesabschluss |
| Zähler | Wird nicht zurückgesetzt | Zähler wird um 1 erhöht (Z1, Z2 …) |
| Steuerlich | Kein Pflichtdokument | Pflichtdokument nach GoBD |
| Aufbewahrung | Empfohlen, nicht vorgeschrieben | 10 Jahre Pflicht |
Der X-Bericht ist der Kassenspiegel zu einem beliebigen Zeitpunkt — nützlich für Schichtwechsel oder zur Kontrolle. Er verändert nichts am Kassensystem.
Der Z-Bericht ist der echte Abschluss. Er wird fortlaufend nummeriert (Z1, Z2, Z3 …) und darf nicht fehlen. Eine Lücke in der Z-Bericht-Nummerierung ist ein Warnsignal für Betriebsprüfer — sie deutet darauf hin, dass Einnahmen möglicherweise nicht vollständig erfasst wurden.
Was steht im Z-Bericht?
Ein ordnungsgemäßer Z-Bericht enthält mindestens:
- Datum und Uhrzeit des Abschlusses
- Kassennummer und Z-Bericht-Nummer
- Gesamtumsatz des Tages (brutto)
- Aufschlüsselung nach Steuersätzen (7 % / 19 % / steuerfrei)
- Zahlarten (Bar, Karte, Gutschein)
- Anzahl der Transaktionen
- Stornierungen und Rückerstattungen
- Kassenstand (Soll vs. Ist bei Bargeld)
Bei TSE-pflichtigen Kassensystemen enthält der Bericht zusätzlich die TSE-Seriennummer und den kryptografischen Signaturzähler.
Aufbewahrungspflichten nach GoBD
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) schreiben für Kassendaten eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor. Das gilt für:
- Z-Berichte (täglich)
- Alle Einzeltransaktionen (Journaldaten)
- Stornierungen und Rückerstattungen
- TSE-Exportdateien (DFKA-Taxonomie)
Wichtig: Die Daten müssen maschinell auswertbar aufbewahrt werden — ein ausgedruckter Bon reicht nicht. Bei modernen Kassensystemen übernimmt das die Software; bei einfachen Kartenlesern (SumUp, Zettle) ist das Online-Dashboard die Quelle.
Tagesabschluss bei verschiedenen Anbietern
SumUp
SumUp führt das Settlement automatisch täglich durch — du musst keinen manuellen Abschluss auslösen. Die Transaktionsdaten sind dauerhaft im Dashboard abrufbar. Einen klassischen Z-Bericht im Sinne der GoBD erzeugt SumUp allein nicht — wer SumUp als vollständige Kasse nutzt, braucht ergänzende Buchführungslösung.
Zettle (PayPal)
Wie SumUp: automatisches Settlement, Dashboard als Datenquelle. Für die GoBD-konforme Kassenbuchführung wird ein zusätzliches Kassenbuch empfohlen.
ready2order, orderbird, Lightspeed
Vollständige Kassensysteme mit täglichem Z-Abschluss, automatischer Z-Bericht-Nummerierung und TSE-Integration. Z-Berichte werden digital gespeichert und können exportiert werden.
Klassische PAYONE/Nexi-Terminals
Das Terminal fragt am Ende des Tages automatisch nach dem Abschluss oder führt ihn zu einer konfigurierten Uhrzeit aus. Im Händlerportal ist der vollständige Transaktionsverlauf abrufbar.
Wann sollte der Tagesabschluss gemacht werden?
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt — nur die Regelmäßigkeit ist vorgeschrieben. In der Praxis:
- Gastronomie/Einzelhandel: Täglich nach Geschäftsschluss
- Schichtbetrieb: Am Ende jeder Schicht oder am Ende des Tages
- Marktstand/Veranstaltung: Nach dem Event
Ein Abschluss, der mehrere Tage überbrückt, ist nicht verboten — aber steuerlich unübersichtlich und bei einer Betriebsprüfung erklärungsbedürftig.
Häufige Fehler beim Tagesabschluss
Abschluss vergessen: Die meisten modernen Kassensysteme führen einen automatischen Abschluss zu einer konfigurierten Uhrzeit durch. Wer kein Kassensystem hat, sollte ein festes Ritual einführen.
Kassenlade nicht gezählt: Der Z-Bericht enthält einen Soll-Kassenstand (Anfangsbestand + Bareinnahmen − Barauszahlungen). Weicht der tatsächliche Bestand ab, muss das dokumentiert werden. Kleine Differenzen sind normal; große sind ein Problem.
Z-Berichte nicht archiviert: Digitale Z-Berichte sollten regelmäßig exportiert oder gesichert werden — auch wenn die Software sie speichert. Ein Systemausfall darf keine steuerlich relevanten Daten vernichten.
→ Kartenzahlung stornieren: So geht es am Terminal
→ TSE-Pflicht: Was Händler zur Kassensicherung wissen müssen
→ Kassensystem & Steuerberater: Welche Schnittstellen funktionieren
→ Kassensystem Gastronomie: Tagesabschluss in Restaurant und Café
→ Kassensystem Einzelhandel: Abschluss und Warenwirtschaft
Häufige Fragen
Muss ich den Tagesabschluss täglich machen?
Ja — die GoBD fordern eine regelmäßige Kassenführung. Ein Abschluss, der mehrere Tage überbrückt, ist nicht verboten, aber bei einer Betriebsprüfung erklärungsbedürftig. Moderne Kassensysteme führen den Abschluss automatisch zu einer definierten Uhrzeit durch.
Was passiert wenn ich den Tagesabschluss vergesse?
Bei den meisten Systemen läuft am nächsten Morgen automatisch ein Abschluss, bevor neue Transaktionen erfasst werden. Fehlende Z-Berichte oder Lücken in der Nummerierung sind jedoch ein Warnsignal für Betriebsprüfer.
Kann ich den Z-Bericht nachträglich erstellen?
Nein. Der Z-Bericht wird zum Zeitpunkt des Abschlusses generiert und kann nicht rückdatiert oder nachträglich erstellt werden. Das ist ein gesetzliches Merkmal — Manipulierbarkeit würde den Zweck der Kassensicherung aushebeln.
Wie lange muss ich den Z-Bericht aufbewahren?
10 Jahre — so schreibt es die GoBD vor. Wichtig: maschinell auswertbar, nicht nur als Papierausdruck. Bei modernen Kassensystemen übernimmt das die Software; ein Backup oder Export ist dennoch empfehlenswert.
Was ist der Unterschied zwischen Tagesabschluss und Settlement?
Der Tagesabschluss ist der Kassenprozess (Z-Bericht, Umsatzzähler zurücksetzen). Das Settlement ist der bankseitige Prozess, bei dem der Acquirer die Transaktionen abrechnet und das Geld überweist. Beides passiert meist gleichzeitig — aber nicht zwingend: SumUp macht das Settlement automatisch, unabhängig davon, ob du einen Z-Bericht hast.
Brauche ich für SumUp oder Zettle einen Z-Bericht?
SumUp und Zettle sind primär Kartenlesegeräte, keine vollständigen Kassensysteme. Sie erzeugen keinen klassischen Z-Bericht im GoBD-Sinne. Wer SumUp als einzige Kasse nutzt, muss ergänzend ein Kassenbuch führen oder eine Kassensoftware hinzuziehen.