TSE-Pflicht: Was Händler zur Kassensicherung wissen müssen
TSE-Pflicht: Wer eine konforme Kasse braucht, was sie kostet und welche Anbieter die KassenSichV erfüllen. Bon-Pflichtangaben und DSFinV-K im Überblick.
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist seit dem 1. Januar 2020 für elektronische Kassensysteme in Deutschland gesetzlich Pflicht. Die Rechtsgrundlage ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Verbindung mit § 146a Abgabenordnung (AO). Was genau gefordert wird, wer betroffen ist und was bei einer Betriebsprüfung verlangt wird — dieser Ratgeber erklärt es vollständig.
Wer braucht eine TSE?
Brauche ich eine TSE?
erforderlich (seit 01.01.2020)
Die TSE-Pflicht gilt für alle, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem betreiben. Darunter fällt:
- jede Registrierkasse mit Kassensoftware
- jedes iPad-Kassensystem (orderbird, Lightspeed, ready2order etc.)
- jede PC-Kasse oder Tablet-Kasse mit Bonsoftware
- Selbstbedienungsautomaten und Fahrscheinautomaten (mit Übergangslösung)
Nicht betroffen sind:
- Offene Ladenkassen — wer ohne elektronisches System kassiert und ein handschriftliches Kassenbuch führt, braucht keine TSE. Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Kassenbuch sind aber hoch.
- Reine Kartenlesegeräte ohne Kassenfunktion — SumUp, Zettle, myPOS und Co. allein (ohne Kassensoftware) fallen nicht unter die KassenSichV.
- Taxameter und Wegstreckenzähler — hier gelten eigene gesetzliche Regelungen.
Wichtig: Es gibt in Deutschland keine allgemeine Kassenpflicht. Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss sie aber TSE-konform betreiben. Wer auf eine offene Ladenkasse umstellt, um der TSE zu entgehen, muss dafür ein lückenloses Kassenbuch führen — das Finanzamt prüft beide Varianten genau.
Was ist eine TSE — technisch erklärt
Die TSE ist eine zertifizierte Sicherheitskomponente, die jeden Kassenvorgang kryptografisch signiert und unveränderbar protokolliert. Sie besteht aus zwei Teilen:
- Sicherheitsmodul: erzeugt die digitale Signatur für jede Transaktion
- Speichermedium: archiviert die Protokolldaten dauerhaft
Jede TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Ohne gültige BSI-Zertifizierung ist eine TSE nicht anerkannt — egal wie gut die Software sonst ist.
Die drei TSE-Bauformen
| Typ | Wie es aussieht | Beispiel-Anbieter |
|---|---|---|
| Hardware-TSE | USB-Stick oder SD-Karte am Gerät | Swissbit, Bundesdruckerei (D-Trust) |
| Cloud-TSE | Signatur läuft auf externem Server | Fiskaly, Deutsche Fiskal |
| TSE-on-Chip | Direkt ins Kassensystem integriert | epson (in bestimmten Druckern) |
Cloud-TSE ist heute die verbreitetste Variante bei modernen Kassensystemen, weil keine Hardware nachgerüstet werden muss. Der Nachteil: Bei Internetausfall muss die Kasse den Offline-Betrieb korrekt handhaben (dazu weiter unten mehr).
Hardware-TSE ist unabhängig vom Internet und damit robuster für Betriebe mit schlechter Verbindung — Marktstand, Veranstaltungen, ländliche Gastronomie.
Was auf dem Kassenbon stehen muss
Seit der TSE-Pflicht sind Pflichtangaben auf dem Bon per Gesetz vorgeschrieben. Ein TSE-konformer Beleg muss enthalten:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum und Uhrzeit des Vorgangs
- Menge und Art der gelieferten Waren / Dienstleistungen
- Transaktionsnummer (fortlaufend)
- Betrag je Steuersatz sowie anzuwendender Steuersatz
- Seriennummer der TSE
- Signaturzähler (wie viele Vorgänge die TSE insgesamt signiert hat)
- Prüfwert (kryptografischer Hash der Transaktion)
- QR-Code (enthält alle o.g. Daten maschinenlesbar)
Der QR-Code ermöglicht es dem Finanzamt, jeden einzelnen Bon gegen die TSE-Protokolldaten zu prüfen. Das ist kein theoretisches Risiko — Betriebsprüfer nutzen das aktiv.
DSFinV-K: Der Export für die Betriebsprüfung
DSFinV-K steht für Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Es ist ein standardisiertes Exportformat, das das Finanzamt bei einer Prüfung anfordern kann — und das jedes TSE-konforme System ausgeben können muss.
Der DSFinV-K-Export enthält:
- alle Einzeltransaktionen im strukturierten Format
- Kassensturz-Protokolle (Z-Berichte)
- Stammdaten (Artikel, Steuersätze)
- TSE-Protokolldateien
Aufbewahrungspflicht: Die Kassendaten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden — in maschinell auswertbarer Form. Ein ausgedruckter Z-Bericht allein reicht nicht.
Wähle ein Kassensystem, das den DSFinV-K-Export auf Knopfdruck liefert. Manche älteren Systeme exportieren nur CSV-Dateien in proprietären Formaten — das kann bei einer Prüfung problematisch werden.
Was passiert bei der Betriebsprüfung?
Das Finanzamt kann im Rahmen einer Kassennachschau (§ 146b AO) oder einer Betriebsprüfung unangekündigt erscheinen und folgende Unterlagen anfordern:
- DSFinV-K-Export der vollständigen Kassendaten
- TSE-Protokolldateien (TAR-Archiv)
- Z-Berichte (täglich, fortlaufend nummeriert)
- Nachweis der BSI-Zertifizierung der eingesetzten TSE
- Verfahrensdokumentation — eine schriftliche Beschreibung, wie das Kassensystem im Betrieb eingesetzt wird
Die Verfahrensdokumentation ist ein häufig übersehener Punkt: Sie muss beschreiben, wer Zugang zur Kasse hat, wie Stornierungen gehandhabt werden, wie die Datensicherung läuft. Viele Kassensystem-Anbieter stellen Vorlagen zur Verfügung.
Was als Mangel gilt
Folgende Befunde führen regelmäßig zu Beanstandungen:
- Lücken in der Z-Bericht-Nummerierung
- fehlende oder falsche TSE-Angaben auf Bons
- TSE nicht BSI-zertifiziert oder abgelaufen
- kein DSFinV-K-Export möglich
- Kassendaten nicht vollständig gesichert
Was droht bei Nichterfüllung?
Ein direktes Bußgeld für das Fehlen einer TSE sieht das Gesetz nicht vor — die Konsequenzen sind trotzdem erheblich:
Steuerschätzung: Wenn das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft, schätzt es den Umsatz — in der Regel zu Ungunsten des Betriebs. Das kann zur Nachzahlung von Umsatz- und Körperschaftsteuer führen, die die Kosten einer TSE um ein Vielfaches übersteigt.
Sicherheitszuschlag: Bei festgestellten Kassenmanipulationen kann das Finanzamt einen pauschalen Zuschlag auf die Steuerlast erheben.
Strafverfolgung: Wer vorsätzlich Einnahmen verschleiert, riskiert ein Steuerstrafverfahren — TSE-Daten sind ein zentrales Beweismittel in beide Richtungen.
Was tun wenn die TSE ausfällt?
Cloud-TSE und Hardware-TSE können ausfallen — der Umgang damit ist geregelt:
Bei Cloud-TSE-Ausfall: Die Kasse muss im Offline-Modus weiterarbeiten und die Vorgänge für die spätere Signierung zwischenspeichern. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, werden alle Offline-Vorgänge nachsigniert. Das ist zulässig — muss aber vom System korrekt protokolliert werden.
Bei Hardware-TSE-Ausfall (defekt): Der Ausfall muss dokumentiert werden. Du darfst vorübergehend ohne TSE kassieren, musst aber sofort Ersatz beschaffen. Eine Dauerlösung ohne TSE ist nicht zulässig.
Praxistipp: Wer eine Hardware-TSE nutzt, sollte einen Ersatz-Stick vorrätig halten. Der Austausch ist in wenigen Minuten erledigt — die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs nicht.
TSE in der Praxis: Anbieter-Übersicht
Nicht alle Kassensysteme haben die TSE gleich gut integriert. Die wichtigsten Anbieter im Überblick:
| Kassensystem | TSE enthalten | TSE-Typ | DSFinV-K | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|
| orderbird | ✓ inklusive | Cloud (Fiskaly) | ✓ | Automatische Updates, Gastronomie-fokussiert |
| ready2order | ✓ inklusive | Cloud | ✓ | Auch RKSV für Österreich |
| Lightspeed | ✓ inklusive | Cloud | ✓ | Multi-Standort, Enterprise |
| Tillhub | ✓ inklusive | Cloud | ✓ | Middleware, Payment-agnostisch |
| Vectron | Über Fachhändler | Hardware oder Cloud | ✓ | Gastronomie-Spezialist, Einrichtung durch Partner |
| SumUp POS | ✓ inklusive | Cloud | ✓ | Nur mit SumUp-POS-Softwarepaket, nicht mit Standalone-Kartenleser |
Wichtig bei Vectron: Die TSE ist nicht im Standard-Listenpreis enthalten — sie wird durch den jeweiligen Fachhändler konfiguriert und kann separat berechnet werden. Vor Vertragsabschluss unbedingt klären.
Offene Ladenkasse als Alternative — was du wissen musst
Wer eine offene Ladenkasse führt (Schublade, Kassenbox), braucht keine TSE. Die Anforderungen an die Kassenbuchführung sind aber streng:
- Tägliches Kassenbuch: Einnahmen und Ausgaben müssen täglich einzeln aufgezeichnet werden
- Kassenbestand: Der tatsächliche Kassenbestand muss täglich mit dem Kassenbuch übereinstimmen
- Belege für alle Ausgaben: Jede Barauszahlung muss belegt sein
- Keine Lücken: Fehlende Tage oder runde Beträge gelten dem Finanzamt als Warnsignal
Das Finanzamt vergleicht Kassenbücher anhand von Verprobungsrechnungen: Wenn Einnahmen statistisch nicht zu Öffnungszeiten, Personalkosten und Wareneinkauf passen, wird geschätzt. Eine offene Ladenkasse ist keine einfachere Lösung — sie verlagert nur die Anforderungen.
→ Kassensystem-Vergleich: Welches System erfüllt die KassenSichV?
→ Registrierkassenpflicht Österreich: RKSV im Überblick
→ Tagesabschluss Kasse: Z-Bericht und was aufbewahrt werden muss
→ Kassensystem Gastronomie: TSE-konforme Lösungen für Restaurants und Cafés
→ Kassensystem Bäckerei: TSE, Schnell-Tasten und Belegpflicht
→ Kassensystem Friseur: TSE und Salonabrechnung
Häufige Fragen
Muss ein Marktstand eine TSE haben?
Nur wenn er eine elektronische Kasse einsetzt. Wer mit einer Geldschublade und handschriftlichem Kassenbuch arbeitet, ist ausgenommen. Wer ein iPad-Kassensystem oder eine Kassensoftware nutzt, braucht eine TSE — auch auf dem Marktstand.
Gilt die TSE-Pflicht für Vereine?
Ja, wenn der Verein steuerpflichtige Umsätze mit einer elektronischen Kasse erfasst (z. B. Vereinsgastronomie, Veranstaltungsverkauf). Rein ehrenamtliche Tätigkeiten ohne steuerpflichtigen Bereich sind in der Regel ausgenommen.
Reicht Tap to Pay (Smartphone als Terminal) ohne Kassensoftware?
Ja — wer nur Tap to Pay oder einen mobilen Kartenleser ohne Kassensoftware nutzt und keine Bons ausstellt, betreibt kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der KassenSichV. Sobald eine Kassensoftware dazukommt, greift die Pflicht.
Was kostet die TSE laufend?
Bei integrierten Cloud-TSE-Lösungen (orderbird, ready2order, Lightspeed) ist die TSE im Monatsbeitrag enthalten — kein Aufpreis. Bei nachgerüsteten Hardware-TSE-Lösungen rechne mit 30–80 € pro Jahr für den TSE-Dienst, je nach Anbieter.
Muss die TSE beim Finanzamt angemeldet werden?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Meldepflicht: Kassensysteme und ihre TSE müssen über das ELSTER-Portal beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden (§ 146a Abs. 4 AO). Viele Kassensystemanbieter übernehmen das automatisch.