Anzahlung als Handwerker verlangen: rechtlich, praktisch, absichernd

Bevor der erste Handgriff getan ist, hat der Betrieb Kosten: Material bestellt, Termine eingeplant, Subunternehmer koordiniert. Dann storniert der Kunde. Wer keine Anzahlung verlangt hat, trägt den Schaden allein. Das lässt sich verhindern — rechtssicher, ohne Aufwand und zunehmend auch per Karte direkt beim Erstgespräch.

Was das Gesetz erlaubt: § 632a BGB

Handwerker, die Werkverträge abschließen, können nach § 632a BGB Abschlagszahlungen verlangen — für Leistungen, die bereits erbracht wurden, und für beschafftes oder bereitgestelltes Material.

Das bedeutet in der Praxis:

• Vor Beginn der Arbeiten: Eine Anzahlung für bestelltes Material ist zulässig, sobald das Material bestellt oder beschafft wurde. Eine pauschale Vorauszahlung ohne Materialgrundlage ist vertraglich möglich, aber nicht nach § 632a BGB erzwingbar.
• Während der Ausführung: Für fertiggestellte Teilleistungen (z. B. Rohinstallation abgeschlossen) kann jederzeit ein Abschlag abgerechnet werden.
• Typische Höhe: In der Praxis haben sich 20–30 % des Auftragswerts als Anzahlung etabliert. Es gibt keine gesetzliche Obergrenze — entscheidend ist, dass die Zahlung einem realen Leistungs- oder Materialstand entspricht.

Wichtig für Privatkunden (Verbraucher): Bei Verbraucherbauverträgen (§ 650f BGB) ist die erste Abschlagsrate auf maximal 30 % des Auftragswerts begrenzt. Für gewerbliche Auftraggeber gelten diese Obergrenzen nicht.

Im Angebot oder AGB verankern

Eine Anzahlung funktioniert nur, wenn sie vertraglich vereinbart ist. Der Kunde muss vor Auftragserteilung wissen, dass du eine Anzahlung verlangst. Das geht auf zwei Wegen:

Im Angebot: Ergänze einen Passus wie „Mit Auftragserteilung wird eine Anzahlung von 25 % des Auftragswertes fällig. Die Anzahlung deckt die Materialkosten ab und ist innerhalb von 5 Werktagen zu leisten.”

In den AGB: Wenn du regelmäßig Anzahlungen verlangst, gehört das in deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Das schützt dich auch dann, wenn im Einzelangebot nichts Explizites steht.

Quittungspflicht bei Anzahlung

Wer eine Anzahlung in bar kassiert, muss auf Verlangen des Kunden eine Quittung ausstellen (§ 368 BGB). Bei Zahlung per Karte oder Überweisung entfällt die Quittungspflicht, da der Kontoauszug als Beleg gilt — dennoch ist ein kurzes Zahlungsbestätigungs-E-Mail guter Stil.

Eine Quittung muss enthalten:

• Datum der Zahlung
• Empfangener Betrag (Zahl und Schrift)
• Zweck der Zahlung (Anzahlung für Auftrag XY)
• Unterschrift des Empfängers

Für Handwerker mit Buchhaltungssoftware (Lexoffice, sevDesk, FastBill) lässt sich eine Anzahlungsquittung meist in Sekunden erstellen und per Mail versenden.

Was bei Auftragsstorno gilt

Der Auftraggeber darf einen Werkvertrag jederzeit kündigen (§ 648 BGB). Das ändert aber nichts daran, dass er den vereinbarten Werklohn schuldet — abzüglich dessen, was der Handwerker durch die Kündigung erspart.

In der Praxis bedeutet das:

• Storno vor Beginn: Du behältst den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung, musst dir aber anrechnen lassen, was du anderweitig verdient hättest oder hättest verdienen können. Üblich sind 5–10 % des Auftragswerts als tatsächlicher Schaden, wenn nichts bestellt wurde.
• Storno nach Materialbeschaffung: Materialkosten sind nachweisbar — die Anzahlung, die diese gedeckt hat, musst du in der Regel nicht zurückzahlen.
• Storno nach Teilausführung: Die bereits erbrachten Leistungen werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet. Die Anzahlung wird gegengerechnet.

Fazit: Eine Anzahlung schützt nicht unbegrenzt — aber sie sichert zumindest die Materialkosten ab und diszipliniert den Auftraggeber. Kunden, die eine Anzahlung leisten, springen selten ab.

Anzahlung kassieren: Karte oder Überweisung?

Traditionell wird die Anzahlung per Überweisung geleistet — der Auftraggeber überweist nach Erhalt des Angebots. Das dauert. Besser geht es mit:

Zahlungslink: Sende einen individuellen Zahlungslink per E-Mail oder WhatsApp. Der Auftraggeber zahlt per Karte oder Lastschrift — du siehst den Zahlungseingang sofort. Anbieter wie SumUp, myPOS und Zettle bieten das kostenlos an.

Terminal beim Ersttermin: Wer einen Besichtigungstermin macht, kann die Anzahlung direkt vor Ort kassieren. Ein Bluetooth-Kartenleser im Handwerkervan kostet einmalig unter 35 € und ist in 10 Minuten eingerichtet.

SEPA-Lastschrift: Für Stammkunden oder Wartungsverträge lässt sich eine Anzahlung per Lastschrift einziehen — sofern ein SEPA-Mandat vorliegt.

Der Vorteil der Karten- oder Linkzahlung gegenüber der Überweisung: Du siehst in Echtzeit, ob das Geld angekommen ist. Bei einer Überweisung weißt du erst nach 1–2 Werktagen, ob der Kunde tatsächlich überwiesen hat.

Anzahlung in der Buchhaltung

Eine Anzahlung ist kein Umsatz, sondern eine Verbindlichkeit — zumindest bis die Leistung erbracht ist. Das hat steuerliche Konsequenzen:

• Die Umsatzsteuer auf die Anzahlung wird im Monat des Zahlungseingangs fällig (Ist-Versteuerung) oder bei Rechnungsstellung (Soll-Versteuerung). Klär das mit deinem Steuerberater.
• In deiner Buchhaltungssoftware sollte die Anzahlung als „erhaltene Anzahlung” gebucht und mit der Schlussrechnung verrechnet werden — nicht direkt als Erlös.

Die meisten handwerkerfreundlichen Tools (Lexoffice, sevDesk, Billomat) haben dafür dedizierte Anzahlungsrechnungen, die automatisch mit der Schlussrechnung verknüpft werden.

Checkliste: Anzahlung im Handwerk richtig umsetzen

• Anzahlung im Angebot oder in den AGB vereinbaren
• Höhe festlegen (20–30 % üblich, bei Verbrauchern max. 30 %)
• Zahlungsweg festlegen: Überweisung, Zahlungslink oder Terminal vor Ort
• Bei Barzahlung: Quittung ausstellen
• In der Buchhaltung als Anzahlung (nicht Erlös) buchen
• Schlussrechnung um Anzahlung kürzen und das ausweisen

Fazit

Eine Anzahlung zu verlangen ist kein Misstrauen gegenüber dem Kunden — es ist professionelles Risikomanagement. Mit einem Zahlungslink oder Kartenlesegerät lässt sie sich auch bequem und sofort kassieren, ohne auf eine Banküberweisung warten zu müssen. Wer Anzahlungen systematisch einführt, hat weniger offene Forderungen, weniger Mahnaufwand — und mehr Planungssicherheit.