Kassensystem kaufen oder mieten: Was rechnet sich wirklich?
Kaufen oder Abo? Was die Modelle wirklich unterscheidet, was jeweils inklusive ist — und ab wann sich der Kauf für dein Kassensystem amortisiert.
Ein Kassensystem kostet — aber wie es kostet, ist die entscheidende Frage. Beim Kauf zahlst du einmal viel und danach wenig. Beim Abo verteilst du die Kosten auf monatliche Raten. Klingt einfach. Ist es aber nicht, weil in beiden Modellen sehr unterschiedliche Leistungen stecken.
Was bedeutet „Kaufen”?
Beim Kauf erwirbst du die Hardware (Kassendisplay, Terminal, Bondrucker, Kassenschublade) einmalig — und bezahlst in der Regel ein separates Software-Abo für die Kassensoftware, Updates und Support.
Typische Kostenstruktur Kauf:
- Hardware einmalig: 300–1.500 € je nach Ausstattung
- Software-Abo: 0–49 €/Monat (je nach Anbieter und Funktionsumfang)
- Support: oft gegen Aufpreis oder im Software-Abo enthalten
- Updates: meist im Abo enthalten, bei Einmallizenz oft kostenpflichtig
Wichtig: Echte Einmallizenzen ohne laufende Kosten gibt es kaum noch. Fast alle modernen Kassensysteme verlangen ein Software-Abo — auch wenn du die Hardware kaufst.
Was bedeutet „Mieten”?
Beim Miet- oder SaaS-Modell (Software-as-a-Service) zahlst du einen monatlichen Komplettpreis — oft inklusive Hardware, Software, Support und Updates. Der Einstieg ist günstiger, die Gesamtkosten über mehrere Jahre aber häufig höher.
Typische Kostenstruktur Miete:
- Monatliche Rate: 49–149 €/Monat all-in
- Hardware: im Paket inklusive oder zu reduzierten Konditionen
- Support und Updates: inklusive
- Vertragslaufzeit: oft 12 oder 24 Monate Mindestlaufzeit
Was ist jeweils inklusive?
| Kaufen | Mieten | |
|---|---|---|
| Hardware | Dein Eigentum | Meist im Paket |
| Software-Updates | Im Abo | Inklusive |
| Support | Je nach Vertrag | Inklusive |
| Austausch bei Defekt | Auf eigene Kosten | Oft vom Anbieter |
| Flexibilität | Hoch (nach Amortisation) | Niedrig (Vertragsbindung) |
| Einstiegskosten | Hoch | Niedrig |
Wann kaufen?
Kaufen lohnt sich, wenn du:
- Planungssicherheit hast — du weißt, dass der Betrieb mindestens 2–3 Jahre stabil läuft
- Hohen Eigenbedarf an Hardware hast und spezifische Geräte bevorzugst
- Langfristig kalkulierst — nach der Amortisation sinken deine laufenden Kosten deutlich
- Proprietäre Hardware vermeiden willst und lieber auf Standard-Hardware setzt
Wann mieten?
Mieten lohnt sich, wenn du:
- Startkapital schonen willst oder musst
- Saisonbetrieb hast und keine dauerhafte Bindung willst
- Rundum-Sorglos-Paket bevorzugst — Hardware, Support, Tausch aus einer Hand
- Unsicher über den Standort oder das Konzept bist
Ab wann amortisiert sich der Kauf?
Das hängt von Kaufpreis und der Differenz zwischen deinen monatlichen Kosten im Kauf-Modell und im Abo-Modell ab. Trag deine Zahlen ein:
Ab wann hat sich der Kaufpreis amortisiert — und welche Option ist langfristig günstiger?
| Kaufen | Mieten | |
|---|---|---|
| Nach 12 Monaten | — | — |
| Nach 24 Monaten | — | — |
| Nach 36 Monaten | — | — |
Beispiel: Hardware 799 €, Software-Abo 29 €/Monat — verglichen mit einem All-in-Abo für 89 €/Monat. Die Differenz beträgt 60 €/Monat, der Break-even liegt bei 14 Monaten. Ab dem 15. Monat ist Kaufen günstiger.
Fazit
Für die meisten dauerhaft betriebenen Unternehmen ist Kaufen nach 12–24 Monaten die kostengünstigere Option — sofern du die Hardware selbst wählen und nicht an einen Anbieter gebunden sein willst. Das Miet-Modell macht Sinn bei niedrigem Startkapital, Saisonbetrieb oder wenn du die gesamte Verantwortung für Hardware und Support auslagern möchtest.
Was das Kassensystem an Zubehör kostet — Bondrucker, Kassenschublade, Scanner — solltest du beim Kauf-Modell separat einkalkulieren.