Kassenbonpflicht: Was Händler seit 2020 beachten müssen
Seit Januar 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht — jeder Kassiervorgang muss mit einem Bon belegt werden. Was genau auf dem Beleg stehen muss, wer betroffen ist, welche Ausnahmen es gibt und wie digitale Bons rechtssicher funktionieren.
Seit dem 1. Januar 2020 müssen Betriebe in Deutschland jedem Kunden nach dem Kassiervorgang einen Beleg anbieten. Nicht nur bei Wunsch — sondern grundsätzlich, bei jeder Transaktion. Selbst wenn der Kunde den Bon ablehnt, muss er ausgestellt worden sein. Was zunächst wie Bürokratie um des Prinzips willen klingt, hat einen klaren Hintergrund: die Bekämpfung von Steuerhinterziehung durch Kassenmanipulation.
Für die meisten Händler ist die Umsetzung inzwischen Alltag. Wer sie noch nicht vollständig umgesetzt hat oder sich fragt, ob sein Betrieb überhaupt betroffen ist, findet hier die wichtigsten Antworten.
Rechtliche Grundlage
Die Belegausgabepflicht basiert auf § 146a Abs. 2 der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Beide traten zum 1. Januar 2020 in Kraft. Der Kern: Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem (sprich: eine elektronische Kasse) betreibt, muss jeden Geschäftsvorfall mit einem Beleg absichern — und diesen dem Kunden anbieten.
Die Pflicht ist Teil des größeren TSE-Pakets: Kassenmanipulationen sollen durch manipulationssichere Technologie (TSE) und die Belegausgabe gemeinsam erschwert werden. Jeder Bon enthält Prüfdaten aus dem TSE-Sicherheitsmodul — ein Beleg, der diese Daten nicht trägt, ist nicht normkonform.
Wer ist betroffen?
Die Belegausgabepflicht gilt für alle Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem betreiben:
- Gastronomie und Café
- Einzelhandel und Boutiquen
- Friseure, Beauty-Studios, Dienstleister mit Kassensoftware
- Bäckereien, Imbisse, Kioske mit elektronischer Kasse
Nicht betroffen sind:
- Betriebe, die ausschließlich eine offene Ladenkasse (Kassenlade ohne Software) führen — für diese gilt die KassenSichV nicht, da kein elektronisches Aufzeichnungssystem vorliegt
- Händler, die nur einen mobilen Kartenleser ohne Kassensoftware nutzen (z. B. SumUp Air, Zettle Reader) — ein reines Payment-Terminal ist kein Kassensystem im Sinne der KassenSichV
Wichtig: Wer seinen Kartenleser zusammen mit einer Kassensoftware (App mit Artikeln, Bons, Tagesabschluss) nutzt, betreibt ein elektronisches Aufzeichnungssystem — und ist damit bonpflichtig.
Was muss auf dem Bon stehen?
Der Inhalt ist in § 6 KassenSichV geregelt. Ein normkonformer Beleg muss enthalten:
| Pflichtangabe | Erläuterung |
|---|---|
| Name und Anschrift des Unternehmers | Vollständig, wie im Impressum |
| Datum und Uhrzeit | Beginn und Ende des Vorgangs |
| Menge und Art der Leistung | Artikelbezeichnung oder Leistungsbeschreibung |
| Transaktionsnummer | Fortlaufende Nummer aus dem Kassensystem |
| Entgelt und Steuersatz | Betrag je angewendetem Steuersatz (7 % / 19 %) |
| Zahlbetrag und Rückgeld | Was bezahlt wurde, was zurückgegeben wurde |
| Seriennummer des Sicherheitsmoduls | Aus dem TSE-Chip — die entscheidende Prüfangabe |
| Prüfwert (Signatur) | Kryptografischer Nachweis der TSE-Absicherung |
Moderne Kassensysteme wie orderbird, ready2order oder Lightspeed erzeugen diese Angaben automatisch — sie erscheinen auf jedem gedruckten oder digitalen Bon ohne manuellen Aufwand.
Muss der Kunde den Bon annehmen?
Nein — und das ist für die Praxis wichtig. Die Pflicht liegt beim Händler, nicht beim Kunden. Konkret bedeutet das:
- Der Bon muss ausgestellt und angeboten werden
- Der Kunde darf ihn ablehnen
- Der Händler muss ihn dennoch erzeugt haben — der Bon existiert im System, auch wenn er nicht mitgenommen wird
- Ein Ausdruck muss nicht zwingend erfolgen, wenn der Kunde ihn explizit nicht möchte (das gilt jedenfalls für digitale Alternativen)
In der Praxis behelfen sich viele Betriebe mit einem Hinweisschild an der Kasse: „Bon wird automatisch erstellt — bitte melden Sie sich, wenn Sie ihn möchten.” Das ist rechtlich grenzwertig. Die sicherste Lösung bleibt: Bon ausdrucken und anbieten, Ablehnungsentscheidung liegt beim Kunden.
Digitaler Bon: rechtssichere Alternative?
Ja — nach einem BMF-Schreiben von 2021 sind digitale Belege ausdrücklich erlaubt. Der Bon kann übermittelt werden als:
- QR-Code auf dem Kassendisplay (Kunde scannt mit dem Smartphone)
- E-Mail (auf Wunsch des Kunden oder als Standard-Einstellung)
- App-basiert (z. B. bei integrierten Loyalty-Systemen)
- Link auf eine Webseite, auf der der Bon abrufbar ist
Bedingungen: Der digitale Bon muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie ein physischer, und er muss dem Kunden aktiv angeboten werden — ein Bon, der nur im Kassensystem gespeichert ist und nie den Kunden erreicht, erfüllt die Pflicht nicht.
Für die Praxis bedeutet das: Kassensysteme mit QR-Bon-Funktion sind eine echte Alternative, die Papierkosten und Entsorgung einspart. Einige Systeme bieten das bereits standardmäßig an.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, aber sie sind eng gefasst. Nach § 146a Abs. 2 Satz 2 AO kann das zuständige Finanzamt auf Antrag eine Befreiung aus sachlichen Zumutbarkeitsgründen erteilen. In der Praxis wurde das vor allem für ambulante Tätigkeiten gewährt — Schausteller, Markthändler, Weihnachtsmarkt-Stände und ähnliche Betriebe, bei denen der Bon-Druck im laufenden Betrieb technisch oder organisatorisch nicht zumutbar ist.
Stationäre Betriebe haben es schwerer, eine Befreiung zu erhalten. Wer prüfen möchte, ob sein Betrieb in Frage kommt: Anfrage beim zuständigen Finanzamt, formlos mit Begründung.
Was passiert bei Nichterfüllung?
Hier ist die Gesetzeslage nuancierter als oft kommuniziert: Es gibt keine eigenständige Bußgeldvorschrift für das Nichtausstellen eines Bons. Ein einzelner fehlender Bon ist kein unmittelbar bußgeldbewehrter Verstoß.
Das ändert aber nichts am Risiko: Bei einer Betriebsprüfung gilt ein nicht normkonformes Kassensystem oder eine lückenhafte Belegausgabe als Indiz für eine ungeordnete Buchführung. Das Finanzamt kann dann die Kassenaufzeichnungen verwerfen und den Umsatz schätzen — oft zum Nachteil des Händlers.
Das eigentliche Sanktionsrisiko liegt also nicht im Bon, sondern in der Folge: eine Hinzuschätzung bei der Steuerfestsetzung, die deutlich teurer werden kann als jede Einzelstrafe.
Wie lange müssen Bons aufbewahrt werden?
Bons sind Buchungsbelege und unterliegen der regulären 10-jährigen Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO. Das betrifft vor allem die digitalen Kopien im Kassensystem — gedruckte Exemplare, die der Kunde mitgenommen hat, müssen natürlich nicht wiedergeholt werden.
Kassensysteme mit automatischem Cloud-Backup sichern diese Daten in der Regel automatisch. Wer auf lokaler Hardware arbeitet (z. B. Vectron), sollte regelmäßige Backups einplanen und die Aufbewahrungsfrist aktiv im Blick behalten.
Zusammenfassung für die Praxis
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Betrifft mich die Bonpflicht? | Ja, wenn du ein elektronisches Kassensystem betreibst |
| Muss der Kunde den Bon nehmen? | Nein — aber du musst ihn anbieten |
| Ist ein digitaler Bon erlaubt? | Ja, mit denselben Pflichtangaben |
| Was passiert bei Verstoß? | Kein direktes Bußgeld, aber Risiko bei Betriebsprüfung |
| Kann ich befreit werden? | Nur auf Antrag beim Finanzamt, bei sachlichem Zumutbarkeitsgrund |
| Wie lange aufbewahren? | 10 Jahre |
Wer noch kein normkonformes Kassensystem hat oder auf ein System mit integrierter TSE umsteigen möchte, findet im Kassensystem-Vergleich die aktuellen Anbieter mit TSE-Status auf einen Blick.
→ TSE-Pflicht: Technische Sicherheitseinrichtung erklärt → Kassensystem-Vergleich: Welche Systeme TSE integriert haben → Kassensystem-Finder: Welches System passt zu deinem Betrieb?