Registrierkassenpflicht Österreich: RKSV, Kosten & Anbieter 2026
RKSV seit 2016: Welche Betriebe eine konforme Registrierkasse brauchen, was sie kostet, welche Anbieter die RKSV erfüllen und was bei Verstößen droht.
Seit dem 1. April 2016 sind Unternehmen in Österreich gesetzlich verpflichtet, Barumsätze mit einer manipulationssicheren Registrierkasse zu erfassen. Die Grundlage ist die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) i.V.m. §131b BAO. Was genau verlangt wird, wen es betrifft und welche Anbieter die Anforderungen erfüllen, erklärt dieser Artikel.
Wer ist betroffen?
Die Registrierkassenpflicht gilt für Unternehmen, die jährlich mehr als 15.000 € Umsatz erzielen und davon mehr als 7.500 € Barumsätze haben. „Bar” umfasst dabei nicht nur Bargeld, sondern auch Zahlung per Bankomat (Girocard), Kreditkarte, Gutschein oder Guthabenkarte — de facto also die meisten Kartenzahlungen.
Nicht betroffen sind:
- Betriebe unter den Umsatzgrenzen (Jahresumsatz < 15.000 € oder Barumsatz < 7.500 €)
- Bestimmte Ausnahmetatbestände (z. B. Automaten, Hütten, Marktstandler und Verkäufer im Freien unter 45.000 € Jahresumsatz — Grenze ab 1. Jänner 2026 von 30.000 € auf 45.000 € angehoben)
- Betriebe, für die eine Unzumutbarkeit per Bescheid festgestellt wurde (z. B. mangels Strom)
Im Zweifel entscheidet das Finanzamt. Die Grenzen beziehen sich auf das Vorjahr.
Was verlangt die RKSV?
Eine RKSV-konforme Registrierkasse muss:
- Jeden Barumsatz erfassen und eine fortlaufende, unveränderliche Belegnummer vergeben
- Eine Signatureinrichtung (SE) verwenden — eine zertifizierte Hardware- oder Software-Komponente, die jeden Bon kryptografisch signiert
- Einen QR-Code auf dem Bon ausgeben, der den signierten Datensatz enkodiert
- Die Kasse muss beim Finanzamt Online (FinanzOnline) registriert werden — vor der ersten Inbetriebnahme
- Belege 7 Jahre aufbewahren (Abgabenordnung §132 BAO)
- Jeden Jahresbeginn und jeden Kassenabschluss als Jahresbeleg archivieren (1. Jänner)
Der Jahresbeleg: Das häufigste Versäumnis
Der Jahresbeleg ist der RKSV-spezifischste Pflichtvorgang: Am 1. Jänner eines jeden Jahres muss eine Null-Transaktion erstellt, ausgedruckt und für 7 Jahre aufbewahrt werden. Das Finanzamt kann diesen Beleg anfordern. Fehlt er, ist das ein klarer Hinweis auf eine nicht konforme Kasse.
Welche Strafe droht bei Nichterfüllung?
Verstöße gegen die Registrierkassenpflicht sind Finanzordnungswidrigkeiten gemäß §51 FinStrG. Die Strafen können bis zu 5.000 € pro Verstoß betragen. Darüber hinaus kann das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung Umsätze schätzen — oft zum Nachteil des Unternehmens.
Ein verbreitetes Missverständnis: Wer glaubt, ohne Kasse zu arbeiten falle es nicht auf, unterschätzt die Möglichkeiten der Finanzbehörden. Kontrollaktionen der Finanzpolizei finden regelmäßig statt, auch in kleinen Lokalen.
RKSV vs. deutsche KassenSichV: Die Unterschiede
| Österreich (RKSV) | Deutschland (KassenSichV) | |
|---|---|---|
| Gilt seit | 1. April 2016 | 1. Januar 2020 (TSE-Pflicht) |
| Technische Sicherung | Signatureinrichtung (SE) | Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) |
| QR-Code auf Bon | Pflicht | Pflicht (mit TSE-Daten) |
| Registrierung | FinanzOnline | Keine zentrale Registrierungspflicht |
| Jahresbeleg | Pflicht (1. Jänner) | Kein direktes Äquivalent |
| Belegnummernpflicht | Fortlaufend, unveränderlich | Fortlaufend, unveränderlich |
Welche Anbieter unterstützen RKSV?
Nicht alle in Deutschland bekannten Kassensysteme unterstützen die österreichische RKSV. Ein Überblick:
helloCash ★ Kostenloser Einstieg für Österreich
helloCash ist ein österreichisches Kassensystem und eines der meistgenutzten RKSV-konformen Kassenlösungen im DACH-Raum. Die Basisversion ist dauerhaft kostenlos — ohne Monatsgebühr, ohne Transaktionsgebühren. Die Software läuft auf jedem vorhandenen Tablet oder Smartphone (iOS und Android).
- RKSV: vollständig integriert (Signatureinrichtung, QR-Code auf Bon, Jahresbeleg)
- Preis: kostenlos (Basis, bis 14,90 €/Monat); Pflicht-Signaturzertifikat 99,90 €/Jahr netto (für RKSV-pflichtige Betriebe zusätzlich)
- Ideal für: Kleinstbetriebe unter den Registrierkassengrenzen oder als günstiger Einstieg
- Weitere Infos: helloCash im Detail
Hinweis Kartenzahlung: helloCash ist eine reine Kassensoftware — für Kartenzahlung wird ein separates Terminal eines Drittanbieters (z. B. SumUp, Zettle) benötigt.
ready2order ★ Empfehlung für Österreich
ready2order wurde in Wien entwickelt und ist das einzige Kassensystem in unserem Vergleich, das von Haus aus vollständige RKSV-Unterstützung mitbringt. Signatureinrichtung, Jahresbeleg und FinanzOnline-Registrierung sind in der Software integriert. Besonders geeignet für österreichische Gastronomie und Einzelhandel.
- RKSV: vollständig integriert
- Preis: ab 35,90 €/Monat (monatlich kündbar); 34,90 €/Monat im Jahresabo
- Weitere Infos: ready2order im Detail
Lightspeed
Lightspeed unterstützt RKSV ebenfalls und ist in Österreich aktiv. Für größere Betriebe oder Mehrstationen-Umgebungen eine solide Wahl.
- RKSV: unterstützt
- Preis: ab 89 €/Monat (Essentials, Jahresvertrag)
SumUp und Zettle
SumUp bietet mit dem SumUp POS Lite mittlerweile eine RKSV-fähige Lösung für Österreich an — allerdings ist die RKSV-Abzeichnung über einen externen Dienst einzurichten und nicht so nahtlos integriert wie bei ready2order oder helloCash. Für Betriebe, die SumUp bereits für Kartenzahlungen nutzen, kann das ein praktikabler Einstieg sein.
Zettle (von PayPal) ist hingegen weiterhin primär auf Deutschland und den deutschen Markt ausgerichtet. Eine vollständige RKSV-Integration fehlt; Zettle eignet sich in Österreich nur für Betriebe unterhalb der Registrierkassenpflicht-Grenzen.
Spezialisierte österreichische Anbieter
Neben international bekannten Systemen gibt es in Österreich spezialisierte Anbieter wie Gastrofix (von Lightspeed übernommen), Vectron (mit österreichischen Fachhändlern) oder branchenspezifische Lösungen. Für Dienstleister und Freiberufler reicht oft eine Kassensoftware für Tablet oder PC.
Was kostet eine RKSV-konforme Kasse?
Die Gesamtkosten setzen sich zusammen aus:
| Posten | Typischer Kostenrahmen |
|---|---|
| Kassensoftware | 0–90 €/Monat |
| Signaturzertifikat (RKSV-Pflicht) | ca. 100 €/Jahr |
| iPad/Tablet (falls nötig) | 300–600 € einmalig |
| Bondrucker | 150–400 € einmalig |
| FinanzOnline-Registrierung | kostenlos |
Wer bereits ein Tablet hat, kann mit einem Gesamtbudget von ca. 45–60 € monatlich (inkl. anteiliges Signaturzertifikat) für eine solide Lösung kalkulieren. Vollständige Kassensysteme mit Bondrucker und Hardware kosten in der Einrichtung typischerweise 500–1.500 €.
Schritt-für-Schritt: Registrierkasse einrichten
- Software auswählen — auf RKSV-Konformität achten (Herstellerbestätigung einholen)
- Hardware beschaffen — Tablet/PC, Bondrucker, ggf. Kassenlade
- FinanzOnline-Registrierung — Kasse und Signatureinrichtung eintragen (kann der Steuerberater übernehmen)
- Nullbeleg ausdrucken — bei Inbetriebnahme und am 1. Jänner jedes Jahres
- Aufbewahrung — digitale oder physische Archivierung für 7 Jahre sicherstellen
Der Steuerberater kann bei der Einrichtung und Registrierung helfen — viele Kassensysteme haben außerdem Einrichtungsanleitungen speziell für Österreich.
Häufige Fragen zur Registrierkassenpflicht
Gilt die Registrierkassenpflicht für alle Unternehmen in Österreich?
Nein. Sie gilt nur für Betriebe mit mehr als 15.000 € Jahresumsatz, wenn davon mehr als 7.500 € als Barumsätze anfallen. Wer darunter bleibt, ist ausgenommen — ebenso wie Betriebe, die ausschließlich Rechnungen per Überweisung stellen.
Was zählt als Barumsatz?
Neben Bargeld gelten auch Zahlungen per Bankomat, Kreditkarte, Gutschein oder Guthabenkarte als Barumsatz im Sinne der RKSV. Nur Überweisungen und SEPA-Zahlungen zählen nicht dazu.
Was passiert, wenn ich keinen Jahresbeleg ausstelle?
Der fehlende Jahresbeleg (1. Jänner) ist ein klares Zeichen einer nicht RKSV-konformen Kasse. Das Finanzamt kann den Beleg bei einer Prüfung anfordern; fehlt er, droht eine Finanzordnungswidrigkeit nach §51 FinStrG mit bis zu 5.000 € Strafe.
Kann ich als Marktstandler auf die Registrierkasse verzichten?
Ja, wenn Ihre Umsätze im Freien (auf öffentlichen Wegen, Märkten, Plätzen) unter 45.000 € im Jahr liegen. Diese sogenannte „Freiumsatzregelung” wurde ab 1. Jänner 2026 von 30.000 € auf 45.000 € angehoben. Die Tageslosung darf dann per Kassasturz ermittelt werden.
Ist eine kostenlose Registrierkasse legal?
Ja, wenn sie RKSV-konform ist. helloCash bietet eine dauerhaft kostenlose Basisversion — allerdings fällt für RKSV-pflichtige Betriebe zusätzlich das Pflicht-Signaturzertifikat (ca. 100 €/Jahr) an, das unabhängig von der Software zu bezahlen ist.
→ TSE-Pflicht Deutschland: Was Händler wissen müssen
→ Kassensystem-Vergleich: ready2order, orderbird & Co.
→ Tagesabschluss Kasse: Z-Bericht und GoBD