Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben, Unterschied zum Kassenbon und was Gastronomen beachten müssen
Was unterscheidet einen Bewirtungsbeleg von einer normalen Restaurantrechnung? Welche Pflichtangaben verlangt das Finanzamt? Und was muss auf der Gastronomie-Rechnung stehen, damit der Gast den Beleg steuerlich geltend machen kann?
Ein Geschäftskunde zahlt das Mittagessen für seinen Kunden — und bittet die Bedienung um einen Bewirtungsbeleg. Die Bedienung bringt den Kassenbon. Der Unternehmer weiß: Das reicht nicht. Und der Gastronom fragt sich: Was hätte er ausstellen sollen?
Der Bewirtungsbeleg ist eines der am häufigsten falsch verstandenen steuerlichen Dokumente in Deutschland. Die Verwechslung mit dem Kassenbon kostet Unternehmer jährlich Millionen an nicht anerkannten Betriebsausgaben — und ist mit dem richtigen Verständnis vollständig vermeidbar.
Der grundlegende Unterschied: Drei verschiedene Dokumente
Das größte Missverständnis liegt hier: Ein Bewirtungsbeleg ist nicht dasselbe wie ein Kassenbon oder eine Restaurantrechnung. Es sind drei verschiedene Dinge mit verschiedenen Funktionen:
| Dokument | Wer stellt es aus? | Zweck |
|---|---|---|
| Kassenbon / Restaurantrechnung | Das Restaurant | Nachweis der erbrachten Leistung und des Betrags |
| Bewirtungsbeleg | Der Gast (Unternehmer) | Steuerlicher Nachweis des betrieblichen Anlasses |
| Kombination beider | Beide zusammen | Vollständige steuerliche Dokumentation |
Der Kassenbon beantwortet die Frage: Was wurde konsumiert und wie viel hat es gekostet?
Der Bewirtungsbeleg beantwortet die Frage: Wen habe ich bewirtet, warum und für welchen betrieblichen Zweck?
Nur beide zusammen ergeben einen vom Finanzamt anerkannten Beleg.
Was der Kassenbon liefert — und was er nicht liefert
Ein normkonformer, TSE-konformer Kassenbon aus einem modernen Kassensystem enthält:
✅ Name und Anschrift des Restaurants
✅ Datum und Uhrzeit der Transaktion
✅ Einzelpositionen mit Bezeichnung und Preis
✅ Steuersätze und Steuerbeträge
✅ Gesamtbetrag
✅ Fortlaufende Rechnungsnummer
✅ TSE-Prüfwert (Seriennummer des Sicherheitsmoduls + Signatur)
Was der Kassenbon nicht enthält und was das Finanzamt zusätzlich fordert:
❌ Anlass der Bewirtung (Warum wurde bewirtet?)
❌ Namen aller Teilnehmer (Wer war dabei?)
❌ Unterschrift des Bewirtenden
Genau diese drei Informationen macht der Bewirtungsbeleg als separates Dokument nach.
Die Pflichtangaben des Bewirtungsbelegs
Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG müssen folgende Angaben vorliegen, damit Bewirtungskosten als Betriebsausgaben anerkannt werden:
1. Ort der Bewirtung
Name und vollständige Anschrift des Restaurants oder des Bewirtungsorts. Bei einem normkonformen Kassenbon ist das bereits enthalten — der Bewirtungsbeleg verweist darauf oder wiederholt es.
2. Datum der Bewirtung
Ebenfalls bereits auf dem Kassenbon. Muss übereinstimmen.
3. Anlass der Bewirtung — der häufigste Fehler
Das ist die kritischste Angabe. „Kundenpflege”, „Geschäftsessen” oder „Arbeitstreffen” reichen nicht aus. Das Finanzamt verlangt eine konkrete Bezeichnung:
| Nicht ausreichend | Ausreichend |
|---|---|
| „Kundenpflege” | „Erstgespräch mit Neukunden Mustermann GmbH zu Angebotsphase Projekt X” |
| „Geschäftsessen” | „Abschlussbesprechung Jahresvertrag 2026 mit Lieferant Y” |
| „Networking” | „Messennachgespräch mit Interessenten von der Hannover Messe 2026” |
| „Teamessen” | „Strategiemeeting Führungsebene zur Produktplanung Q3 2026” |
Je konkreter, desto besicherer. Im Zweifel: den Gesprächsinhalt in einem Satz beschreiben.
4. Namen aller Teilnehmer
Alle Personen, die an der Bewirtung teilgenommen haben — einschließlich des Bewirtenden selbst. Bei Großgruppen reicht eine Liste; bei der Betriebsprüfung kann das Finanzamt nach Belegen für die Teilnehmer fragen.
Wichtig: Die Teilnehmer müssen identifizierbar sein (Vor- und Nachname, bei Externen am besten mit Unternehmen).
5. Höhe der Aufwendungen
Der Gesamtbetrag laut Rechnung, inklusive Trinkgeld. Trinkgeld ist auf dem Kassenbon nicht erfasst — es muss handschriftlich auf dem Bewirtungsbeleg ergänzt und durch eine separate Quittung oder Eigenbeleg belegt werden.
6. Unterschrift des Bewirtenden
Der Unternehmer der bewirtet (oder sein beauftragter Mitarbeiter) muss den Bewirtungsbeleg eigenhändig unterschreiben. Ohne Unterschrift: kein Abzug.
Die 250-Euro-Grenze — was sich ändert
Bei Bewirtungsaufwendungen über 250 € brutto gelten zusätzliche umsatzsteuerliche Anforderungen an die Restaurantrechnung selbst:
Die Rechnung muss enthalten:
- Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens (also des Gastes, nicht nur des Restaurants)
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants
Das bedeutet praktisch: Bei Geschäftsessen über 250 € muss der Gastronom vor dem Drucken den Namen und die Adresse des zahlenden Unternehmens auf der Rechnung erfassen. Das ist bei einfachen Kassensystemen oft nicht möglich — hier braucht man ein System mit Kundenverwaltung oder Rechnungserstellung.
Steuerliche Wirkung — was tatsächlich absetzbar ist
Bewirtungskosten sind nicht vollständig absetzbar. Die Regel:
- 70 % der Aufwendungen → als Betriebsausgabe abzugsfähig
- 30 % der Aufwendungen → nicht abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG)
- Vorsteuer → zu 100 % abzugsfähig, wenn alle umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllt sind
Beispiel: Restaurantrechnung 200 € brutto (inkl. 19 % USt):
- Nettobetrag: 168,07 €
- Davon 70 % Betriebsausgabe: 117,65 €
- Vorsteuer: 31,93 € → vollständig abzugsfähig
Was Gastronomen tun müssen — die Restaurant-Seite
Hier ist der oft übersehene Teil: Der Gastronom ist nicht für den Bewirtungsbeleg verantwortlich — das ist Sache des Gastes. Aber er ist verantwortlich dafür, dass seine Restaurantrechnung die rechtlichen Anforderungen erfüllt, auf die der Bewirtungsbeleg verweist.
Minimum-Anforderungen an jede Gastronomie-Rechnung
Ein modernes, TSE-konformes Kassensystem erfüllt das automatisch:
- ✅ Name und Anschrift des Restaurants
- ✅ Datum und Uhrzeit
- ✅ Auflistung aller Positionen mit Preisen
- ✅ Angewendete Steuersätze (7 % für Speisen zum Mitnehmen / 19 % für Verzehr vor Ort)
- ✅ Brutto-Gesamtbetrag
- ✅ Fortlaufende Rechnungsnummer
- ✅ TSE-Seriennummer und Signaturwert
Die Kassenbonpflicht und TSE-Pflicht stellen sicher, dass normkonforme Kassensysteme diese Angaben automatisch drucken.
Was Gastronomen bei Geschäftskunden zusätzlich tun können
Wer regelmäßig Geschäftskunden bewirtet die Bewirtungsbelege einreichen, kann den Service verbessern:
1. Kundendaten auf Wunsch auf der Rechnung — Kassensysteme mit Kundenverwaltung (Lightspeed, gastronovi) ermöglichen das Speichern von Firmennamen und -adresse für wiederkehrende Gäste. Bei Beträgen über 250 € ist das Pflicht.
2. Einzelpositionen-Rechnung statt Sammelbon — Manche einfachen Kassensysteme drucken nur die Summe. Finanzamtskonform ist eine aufgeschlüsselte Rechnung mit jeder einzelnen Position.
3. Hinweis ans Personal — Das Servicepersonal sollte wissen, dass bei der Bitte um „Bewirtungsbeleg” die vollständige Rechnung mit allen Positionen gemeint ist — nicht nur der Kassenbon, und dass der Gast ein separates Formular ausfüllen wird.
Kassensysteme und ihr Beitrag zum Bewirtungsbeleg
Kein Kassensystem füllt den Bewirtungsbeleg für den Gast aus — das ist nicht Aufgabe des Restaurants. Aber Kassensysteme unterscheiden sich darin, wie gut sie die Restaurantrechnung als Grundlage bereitstellen.
orderbird
Stellt automatisch TSE-konforme Einzelpositions-Rechnungen aus. Kundenverwaltung für Firmenname/-adresse auf der Rechnung ist im Standard nicht enthalten — für Rechnungen über 250 € mit Unternehmensadresse des Gastes ist eine manuelle Lösung nötig.
ready2order
Bietet Kundendatenverwaltung und kann Rechnungen mit Firmenname und -anschrift des Gastes drucken — relevant für Geschäftsgäste über der 250-€-Schwelle. Gute Basis für Bewirtungsbeleg-konforme Rechnungen.
Lightspeed
Vollständige Rechnungserstellung mit Kundenprofilen. Eignet sich gut für Betriebe mit regelmäßigen Geschäftsgästen, weil Firmendaten hinterlegt und auf jede Rechnung gedruckt werden können.
gastronovi
Cloud-Lösung mit integrierter Kundenverwaltung und Rechnungsarchiv. Für Gastronomen die Geschäftskunden regelmäßig betreuen, eine der vollständigsten Lösungen — digitale Rechnungen können direkt per E-Mail zugestellt werden, was den Bewirtungsbeleg-Prozess für den Gast vereinfacht.
Der digitale Bewirtungsbeleg
Das BMF-Schreiben (aktualisiert November 2025) erkennt digitale Bewirtungsbelege ausdrücklich an, wenn:
- Die Restaurantrechnung maschinell erstellt und digital archiviert ist
- Beleg und Rechnung digital verknüpft sind (Referenz von Bewirtungsbeleg auf Rechnungsnummer)
- Die Unveränderbarkeit der Dokumente sichergestellt ist (GoBD-konformes Archiv)
Praktisch heißt das: Wer die Restaurantrechnung per E-Mail zugestellt bekommt, den Bewirtungsbeleg als PDF in seiner Expense-Software ausfüllt und beides miteinander verknüpft, ist steuerlich auf der sicheren Seite.
Softwarelösungen die das unterstützen: DATEV Unternehmen Online, Circula, Lexoffice (Bewirtungsbelege digital signieren und mit Rechnung verknüpfen), Personio (für Mitarbeiter-Auslagen).
Checkliste: Vollständiger Bewirtungsbeleg
Für Unternehmer:
- Restaurantrechnung (maschinell erstellt, TSE-konform) vorhanden
- Ort der Bewirtung: Name + Adresse des Restaurants ✓ (auf Rechnung)
- Datum: ✓ (auf Rechnung)
- Anlass der Bewirtung: Konkrete Beschreibung (handschriftlich oder digital)
- Namen aller Teilnehmer: vollständig, inkl. Bewirtender
- Höhe der Aufwendungen inkl. evtl. Trinkgeld
- Unterschrift des Bewirtenden (Original oder qualifizierte digitale Signatur)
- Bei > 250 €: Firmenname und -adresse des Bewirtenden auf der Restaurantrechnung
- Beides zusammen aufbewahren (10 Jahre Aufbewahrungspflicht, § 147 AO)
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
„Kundenpflege” als Anlass: Zu allgemein → konkrete Projektbezeichnung oder Gesprächsinhalt ergänzen.
Keine Teilnehmerliste: Finanzamt fragt nach → nachträglich aus dem Gedächtnis ergänzen ist riskant; direkt nach dem Essen eintragen.
Trinkgeld vergessen: Trinkgeld ist Bewirtungsaufwand und gehört auf den Beleg — mit Eigenbeleg oder separater Quittung.
Nur der Kassenbon, kein separater Bewirtungsbeleg: Der Kassenbon ersetzt den Bewirtungsbeleg nicht — er ist die Anlage dazu.
Rechnung nicht aufgeschlüsselt: Kassensysteme die nur Summen drucken genügen nicht — das Finanzamt will wissen was konsumiert wurde.
→ Kassenbonpflicht: Was seit 2020 gilt → TSE-Pflicht: Technische Sicherheitseinrichtung für Kassen → Splitbill: Getrennte Rechnung in der Gastronomie → Kassensystem-Vergleich für die Gastronomie